Geen productie zonder aanbetaling
Bijna iedereen die op maat produceert, werkt met termijnen: 30% bij opdracht, 60% bij de start, 10% na oplevering. En bijna iedereen kent het moment waarop die afspraak sneuvelt. De klant belt dat het haast heeft, de order gaat naar de fabriek, en pas bij het inplannen van de montage valt op dat er nog nooit een aanbetaling is binnengekomen.
Dan staat het materiaal er al. Je hebt ingekocht op een toezegging.
In ERP Verkoop is die afspraak deze week van een intentie een voorwaarde geworden.
De statusknop weet wat er nog open staat
Een opdracht doorloopt vaste stappen: actief, in productie, gereed, verzonden. Hangt er een termijnschema aan, dan bewaken twee van die stappen zichzelf:
- Start Productie kan pas als de eerste termijn is verstuurd én volledig betaald. Oftewel: je bestelt pas bij je leverancier als het geld binnen is.
- Verzonden kan pas als de tweede termijn de deur uit is. Betaling is daar bewust niet vereist — je wilt leveren, niet wachten op een overboeking.
De knoppen verdwijnen niet, ze staan uit met de reden erbij. Niet “actie niet toegestaan”, maar welke termijn het is en om welk bedrag het gaat: “Start productie kan nog niet: termijnfactuur 2026-00042 (termijn 1 van 3) is nog niet volledig betaald — er staat nog € 3.630,00 open.” Daarmee weet degene die vastloopt meteen wat hij moet doen, zonder iemand te hoeven bellen.
Wie deze bewaking niet wil, zet hem per organisatie uit. Hij staat standaard aan, want dat is de afspraak die je met je klant hebt gemaakt.
De afspraak hoef je maar één keer vast te leggen
Een termijnschema is een betalingsvoorwaarde van je bedrijf, geen keuze per offerte. Je legt hem één keer vast — bijvoorbeeld 30/60/10 met montage en 50/50 zonder — en merkt hem aan als standaard. Elke offerte die je omzet naar een opdracht neemt hem vanaf dan mee.
Staat de opdracht klaar, dan is de eerste factuur één klik: Activeren en aanbetalingsfactuur maken zet de opdracht op actief en maakt meteen de aanbetalingsfactuur aan. Was een oudere opdracht ooit zonder schema aangemaakt, dan hang je er alsnog een aan, zolang er nog geen factuur op staat.
De volgorde wordt bewaakt: termijn drie kan niet vóór termijn twee de deur uit, en dubbel factureren kan niet.
Factuurnummers pas bij het uitreiken
Er is nog iets veranderd dat vooral je boekhouder zal opvallen. Een termijnfactuur die je aanmaakt is eerst een concept en krijgt nog géén factuurnummer. Dat nummer wordt pas toegekend als je hem daadwerkelijk uitreikt.
Gooi je een concept later toch weg, dan zit er dus geen gat in je nummerreeks. Op het concept staat wel alvast welk nummer het waarschijnlijk wordt, met de kanttekening erbij dat het een voorspelling is: reikt een collega ondertussen een andere factuur uit, dan schuift het op.
Ook: het eindbedrag vastzetten
Uit dezelfde week, en uit dezelfde praktijk: aan de keukentafel wordt “maak er € 15.000 van” afgesproken terwijl de regels optellen tot € 15.248,15. Dat is nu één veld — Totaalafspraak (incl. btw) — in plaats van een correctieregel die je bij elke wijziging opnieuw uitrekent. Op het document verschijnt netjes de regel Correctie prijsafspraak, zodat je klant ziet wat er gebeurt.
Eerlijk over wat het niet doet
Deze bewaking kijkt naar wat er in het systeem is vastgelegd, niet naar je bankrekening. Een betaling telt mee zodra iemand hem registreert of zodra een betaallink is voldaan. Registreert niemand de ontvangst, dan blijft de knop uit — terecht, maar het betekent dat de discipline aan de bankkant net zo goed moet zitten als aan de verkoopkant.
En het blijft je eigen keuze. Werk je met vaste klanten waar een aanbetaling niet gebruikelijk is, dan zet je de bewaking uit en doen de statusknoppen weer wat ze altijd deden.
Bekijk ERP Verkoop.
