Facturen die de controle doorstaan

Veelgestelde vragen

Kan ik factureren aan een zakelijke klant in een ander EU-land?

Ja. Je zet bij de klant het btw-regime op intracommunautaire levering (goederen) of intracommunautaire dienst, en de factuur rekent 0% met de verplichte vermelding en beide btw-nummers erop. De tarieven die zonder de regeling zouden gelden blijven zichtbaar, want dat vraagt de Belastingdienst. Goederen en diensten worden apart bijgehouden, omdat de ICP-opgave ze los uitvraagt.

Wat gebeurt er als het btw-nummer van mijn klant niet klopt?

Dan gaat de factuur niet weg. Het nummer wordt bevraagd bij VIES, het systeem waar alle EU-lidstaten op aangesloten zijn. Bestaat het niet of is het ingetrokken, dan blokkeert de verzending met een melding — bij een onterecht toegepast nultarief kan de Belastingdienst de btw namelijk bij jou naheffen. Ligt VIES er even uit, dan gaat de factuur wél gewoon door: een storing in Brussel hoort je facturatie niet stil te leggen.

Kan ik mijn ICP-opgave hieruit halen?

Ja. Onder Opgaaf ICP kies je een kwartaal en zie je per btw-nummer het totaalbedrag, met de onderliggende facturen erbij zodat je elk bedrag kunt terugvoeren. Creditnota's tellen negatief mee en concepten tellen niet mee, zodat het totaal aansluit op vraag 3b van je btw-aangifte. Het versturen naar de Belastingdienst doe je zelf — dat is een handeling met aansprakelijkheid, en die hoort na je eigen controle te komen.

Werkt de betaal-QR op mijn factuur bij elke bank?

Dat hangt van de soort QR af, en dat staat ook in het instellingenscherm. De bank-QR volgt de Europese SEPA-standaard: die scan je vanuit je bank-app, en niet elke Nederlandse bank ondersteunt hem — onder meer Rabobank en ABN AMRO niet. De betaallink-QR met iDEAL werkt met elke bank en met de gewone camera, maar kost transactiekosten per betaling. Je kiest zelf welke van de twee, of allebei, op de factuur komt.

Kan ik in termijnen factureren, bijvoorbeeld 30/60/10?

Ja. Je hangt een termijnschema aan de opdracht: een rij termijnen met elk een percentage, een moment — bij opdrachtbevestiging, start productie, vóór of bij levering, of bij oplevering — en een eigen betaaltermijn. De percentages moeten samen precies 100% zijn, dus er blijft nooit iets ongefactureerd. Bereikt de opdracht een fase, dan staat de bijbehorende termijnfactuur klaar, netjes in volgorde: een latere termijn kan niet vóór een eerdere de deur uit. De schema's 30/60/10 (met montage) en 50/50 (zonder montage) worden standaard meegeleverd, en eigen sjablonen maak je erbij.

Kan het systeem bewaken dat ik pas produceer na de aanbetaling?

Ja. Met een termijnschema aan de opdracht blijft Start productie op slot tot de aanbetalingstermijn is uitgereikt en volledig betaald, en kan verzenden pas nadat de tweede termijnfactuur naar de klant is gegaan. Je factureert zelf — er gaat niets automatisch de deur uit — maar de volgorde kan niet meer per ongeluk worden overgeslagen. De knoppen blijven zichtbaar met de reden erbij, inclusief het bedrag dat nog openstaat, en per bedrijf is de bewaking uit te zetten.

Kan ik een afgesproken eindbedrag vastzetten, bijvoorbeeld precies € 15.000?

Ja, met een totaalafspraak op de offerte of opdracht. Je vult het afgesproken eindbedrag inclusief btw in en het document rekent zich daar exact naartoe — op de PDF verschijnt een regel Correctie prijsafspraak zodat de opbouw klopt met het totaal. Op de factuur wordt die correctie een gewone regel, zodat ook een e-factuur geldig blijft. Termijnfacturen rekenen automatisch met het afgesproken bedrag.

Kan ik een klant elke maand automatisch factureren?

Ja. Van een bestaande factuur maak je met één klik een terugkerende afspraak — maandelijks, per kwartaal of per jaar. Het platform maakt elke periode zelf de nieuwe factuur aan met dezelfde regels en, als je dat wilt, een betaallink erbij. De afspraak loopt door tot je hem pauzeert of een einddatum instelt; het bedrag pas je aan door de afspraak bij te werken. Klopt er iets niet aan je factuurgegevens, dan blijft de afspraak staan en hoor je dat, in plaats van dat er stil niets gebeurt.

Kan ik het factuurbedrag automatisch van mijn klant afschrijven?

Ja, met een automatische incasso. Je klant tekent eenmalig een SEPA-machtiging via een link die je hem stuurt; daarna wordt elke terugkerende factuur vanzelf van zijn rekening geïncasseerd. Het loopt via je eigen gekoppelde betaalaccount, dus het geld komt rechtstreeks bij jou terecht en het platform raakt de geldstroom niet aan. Automatische incasso werkt binnen het SEPA-gebied en in euro; voor klanten daarbuiten blijft de gewone betaallink beschikbaar.

Wat gebeurt er als een incasso wordt teruggeboekt?

Een SEPA-incasso mag je klant een tijd lang terugboeken. Gebeurt dat, dan draait het systeem de betaling automatisch terug, zet de factuur weer op openstaand en waarschuwt je erover — met een regel op de factuur- en klanttijdlijn. De aanmaning pakt de factuur daarna weer op alsof er niet betaald is, zodat je nooit denkt dat iets voldaan is terwijl het geld is teruggehaald.

Kan ik mijn eigen briefpapier of factuurontwerp gebruiken?

Ja, in drie varianten. Een blanco wit vel waarop de factuur zelf naam, adres en logo tekent; je ingescande briefpapier als achtergrond onder de digitale factuur, met een aparte printversie zonder achtergrond voor wie voorbedrukt papier in de printer heeft; of een voorbedrukt formulier waarop je zelf sleept waar elk gegeven komt te staan, met factuurregels die doorlopen naar een volgend vel.

Kan ik de ISDE-subsidie op mijn offerte en factuur zetten?

Ja. Voor particuliere klanten rekent het systeem het verwachte subsidiebedrag uit op basis van de werkelijke glas- of kozijnoppervlakte en de RVO-tarieven, en zet dat als apart blok op de offerte — met de uitsplitsing tussen HR++ en triple. Op de factuur komt het KA-nummer erbij, en dan alleen op de laatste termijn en pas als die volledig betaald is. Voor zakelijke klanten toont de offerte in plaats daarvan een tekstblok over subsidie- en financieringsregelingen dat je zelf kunt invullen.

Wat gebeurt er als RVO de meldcodelijst aanpast?

Dan merken we dat. De meldcodelijsten staan centraal in het platform en worden wekelijks vergeleken met het bestand op rvo.nl — op de inhoud, want RVO hergebruikt bestandsnamen en past lijsten soms stil aan. Zodra er iets verandert krijgt de beheerder een melding om de nieuwe lijst in te lezen. Ook de subsidiebedragen komen uit die lijst: je ziet naast je eigen tarief per m² wat RVO noemt voor één maatregel en voor meerdere, en neemt het met één klik over. Wat er in de lijst staat blijft overigens de verantwoordelijkheid van de aanvrager: aan de RVO-lijst kunnen geen rechten worden ontleend, wij doen een voorstel.

Gaan mijn facturen uit vanaf mijn eigen e-mailadres?

Ja. Er zijn twee manieren. De snelste: je vult je eigen adres in, klikt op de link in de bevestigingsmail die je erop krijgt, en zet het als standaard — vanaf dan verstuurt LSQapps namens jouw adres. De nettste: je koppelt je eigen mailbox (Microsoft 365, Google Workspace of een Exchange-server bij je op kantoor). Dan vertrekt elke offerte, factuur en melding echt via jouw mailserver, met jouw SPF en DKIM, en blijft er een kopie in je eigen Verzonden items staan. Doe je geen van beide, dan gaat de post uit via onze mailserver — dat werkt meteen, maar je klant ziet dan een afzender van ons.

Wat als ik niets instel — komt mijn factuur dan wel aan?

Ja. Elke organisatie krijgt bij het aanmaken een werkend afzenderadres op ons maildomein, en dat domein is bij de mailprovider al ingericht met SPF, DKIM en DMARC. Je kunt dus meteen offertes en facturen versturen zonder eerst iets aan je DNS te doen. Het scherm laat vooraf zien vanaf welk adres er verstuurd wordt en wat er nodig is om je eigen adres te gebruiken, zodat je niet pas achteraf ontdekt dat de antwoorden van je klant ergens anders binnenkomen.

Kan ik zien wat mijn klant precies ontvangt?

Ja, vooraf én achteraf. In elke verzenddialoog zit een voorbeeldknop die de mail toont zoals hij verstuurd wordt: dezelfde tekst, dezelfde taal, hetzelfde afzenderadres en dezelfde afsluiting, met de bijlagen als namenlijst eronder. Dat voorbeeld verstuurt niets en legt niets vast. Achteraf staat elke verstuurde offerte-, opdracht- en factuurmail in het archief Verzonden e-mails, waar je hem terugleest zoals hij de deur uit ging, met de afleverstatus en de lijst van meegestuurde bijlagen erbij. Handig als een klant maanden later beweert iets anders te hebben gelezen.

Mijn klant kiest na de factuur alsnog een andere kleur — moet ik dan alles opnieuw doen?

Nee. Op de opdracht staat boven de regels het blok Ontwerp in bulk wijzigen. Vink de kozijnen aan (of niets: dan alle), zet alleen het veld dat verandert — bijvoorbeeld kleur buiten en binnen — en klik toepassen. Het ontwerp wordt aangepast, dus tekening, kozijnstaat, bestelformulier en glasstaat tonen meteen de nieuwe kleur. De bestaande regels en de factuur blijven onaangeroerd; het prijsverschil tussen oud en nieuw ontwerp landt als één meer- of minderwerkregel op de opdracht, met in de omschrijving wat er veranderd is. Is de opdracht al volledig gefactureerd, dan maakt het systeem daar direct een aparte correctiefactuur voor; loopt er nog een termijn, dan verrekent de slottermijn het vanzelf.

Kan ik losse bestanden meesturen met een offerte, opdracht of factuur?

Ja. In de verzenddialoog van de offerte, de opdrachtbevestiging en de factuur zit een blok Extra bijlagen: kies bestanden (PDF, foto's, Office-documenten, tekeningen), zie de lijst met grootte en verwijder wat je niet meer wilt. Er geldt een grens van 15 MB per mail inclusief het document zelf — grotere mails worden door mailservers geweigerd — en het scherm rekent live mee en blokkeert vooraf in plaats van pas bij het versturen te falen. De bijlagen worden in de mail genoemd, staan in het voorbeeld en in de tijdlijn van de klant.

Kan ik standaardteksten voor mijn mails vastleggen?

Ja. Je legt sjablonen vast voor de begeleidende tekst bij een offerte, opdracht of factuur en kiest er een in de verzenddialoog; placeholders als klantnaam, offertenummer en factuurnummer worden ingevuld met de gegevens van dat document. Per sjabloon kun je een Engelse, Duitse of Franse variant vastleggen — spreekt de klant een van die talen, dan wordt die variant automatisch gekozen. Sjablonen beheer je in CRM; zonder de CRM-app werkt de verzenddialoog gewoon zonder keuzelijst.

Kan ik mijn eigen brochure of voorwaarden meesturen met een offerte?

Ja. Upload je eigen PDF's bij de offerte-instellingen — een bedrijfsbrochure, garantievoorwaarden, een montage-uitleg — en ze worden achter elke offerte-PDF geplakt, in de volgorde die jij bepaalt, na de inhoud en vóór de algemene voorwaarden. Daarnaast kun je een vaste slottekst met je contactgegevens instellen die op de offerte zelf komt te staan, ook bij de offertes die uit de kozijn- en gevelontwerpers komen.

Kan ik mijn eigen nummerreeks bepalen?

Ja. Je stelt per soort document een reeks in met een eigen voorvoegsel, opbouw en startnummer, bijvoorbeeld LSQ2026-00001, en bepaalt of de teller elk jaar opnieuw begint. Je kunt meerdere reeksen naast elkaar hebben en aanwijzen welke de standaard is.