Eén afspraak in Assen, en verder een lege dag
Er staat donderdag één afspraak in Assen. Heen en terug is twee uur rijden. Voor dat ene gesprek.
Iedereen met een buitendienst kent dit. En iedereen lost het op dezelfde manier op: een half uur voor vertrek nog even door het klantenbestand scrollen, kijken of er iemand in de buurt zit, en dan maar hopen dat je niemand over het hoofd ziet. Wie een bestand van duizenden relaties heeft, ziet gegarandeerd iemand over het hoofd.
CRM beantwoordt die vraag nu zelf.
Kies een vertrekpunt, zie wie er zit
In de agenda staat bij elke afspraak met een adres een knop Leads in de buurt. Eén klik en je kijkt naar de relaties rond dat adres: naam, levensfase, afstand, en een belknop die direct de telefoon aanstuurt.
Het vertrekpunt hoeft geen afspraak te zijn. Een los adres kan ook, en een bestaande relatie net zo goed — vanaf de klantkaart, bij het locatieblok. Handig als de vraag niet “wat zit er rond mijn afspraak” is maar “wie zit er eigenlijk rond deze klant”.
Straal, provincie, of langs de route
Een straal van 5, 10, 25 of 50 kilometer is de meest gebruikte vorm, maar niet altijd de juiste.
Wil je een hele provincie afwerken, dan kies je die gewoon. De grens komt uit het officiële provinciegebied van het Kadaster, inclusief water — de Waddeneilanden vallen dus bij de goede provincie.
En rijd je van A naar B, dan is een corridor logischer dan een cirkel: alles binnen zoveel kilometer van de lijn tussen twee adressen. Dat zijn de relaties waar je toch al langs komt.
Kaartlagen bouw je met je eigen tags
Een kaartlaag is geen nieuw begrip dat je apart moet gaan bijhouden — het is een groep relaties op basis van de tags die je al gebruikt. Eén laag met alle verkopers van kunststofkozijnen, bijvoorbeeld. Elke laag heeft een kleur en de pins op de kaart kleuren mee.
Daarnaast verfijn je met extra tags: alleen de grotere bedrijven binnen die laag, alleen degenen met een telefoonnummer. De kaart houdt de legenda eronder bij, zodat duidelijk blijft waar je naar kijkt.
De dag in één plan
Zoeken is één ding, er een werkdag van maken is een ander. Daarom heeft CRM een dagplan: per datum één overzicht met twee lijsten naast elkaar. Links wat al vaststaat — de afspraken uit de agenda. Rechts de relaties waar je die dag nog een afspraak uit probeert te halen.
Vanuit Leads in de buurt schuif je een relatie er met één klik bij. Op het dagplan zelf bel je vanuit de lijst, noteer je de uitkomst, en verplaats je een relatie naar afspraak gemaakt zodra het rond is. De hele dag staat op één kaart, in drie kleuren: wat vaststaat, wat gelukt is, en wat nog open ligt.
Dagplannen zijn persoonlijk. Collega’s zien elkaars plan niet en kunnen er niet in wijzigen.
En als je adressen niet perfect zijn
Dat is meestal het geval, en het is precies waar dit soort functies in de praktijk op stukloopt: een adressenbestand dat over jaren gegroeid is, zit vol tikfouten. Een ontbrekende letter in de straatnaam, een postcode met een cijfer te veel.
Nederlandse adressen gaan daarom via de PDOK Locatieserver van het Kadaster, gebouwd op de BAG. Die zoekt niet letterlijk maar benaderend, en vindt het adres ook als de schrijfwijze net afwijkt. Buitenlandse adressen lopen via OpenStreetMap, met een betaald vangnet als laatste stap. Je bestaande relaties krijgen hun coördinaten via een eenmalige achtergrondactie; alles wat daarna binnenkomt volgt automatisch.
Wat er niet in zit: route-optimalisatie. Je krijgt de afstanden en de kaart, niet een voorgeschreven volgorde. Wie de streek kent, plant beter dan een algoritme.
