De uren die in je mailbox verdwijnen
Vraag iemand die op uurbasis werkt waar zijn declarabele tijd blijft, en het antwoord gaat zelden over de klus van drie uur. Die staat er gewoon op. Wat verdwijnt is het kwartier ertussendoor: een mail lezen met twee bijlagen, er een antwoord van tien regels onder zetten, en door naar het volgende. Twintig keer per week. Aan het eind van de maand is dat geen kwartier meer.
En de afspraak die in je agenda stond en gewoon is doorgegaan — die is de meest voorkomende reden dat er tijd wegvalt. Hij is niet vergeten, er is alleen nooit een timer bij gestart.
Wat er nu gebeurt
Time Tracker kijkt naar twee bronnen en legt je voorstellen voor.
Je mail. Een bericht dat je las of beantwoordde levert een voorgestelde regel op: de klant en het project erbij gezocht, en een schatting van de tijd.
Je agenda. Een afspraak die geweest is en waar geen registratie bij staat, komt terug als voorstel. Daar wordt niets geschat — de duur ís de afspraak. Blokkades voor een hele dag blijven buiten beeld, want “vrij” is geen acht uur werk.
Je bevestigt, of je doet het niet. Er wordt nooit automatisch een uur geschreven, en er is geen schakelaar om dat aan te zetten.
Waarom de schatting een optelsom is en geen oordeel
Dit is het deel waar het bij ons om ging.
Een schatting die uit een taalmodel rolt, kun je niet verdedigen. En verdedigen is precies wat er van je gevraagd wordt: een cliënt die zijn specificatie naleest en vraagt waarom er 0,2 uur voor één e-mail staat, verdient een beter antwoord dan “dat vond de computer”.
Daarom rekent Time Tracker het zelf uit, met een som die je kunt navertellen: een basis voor het lezen, een eenheid per stuk tekst boven de eerste, een eenheid per bijlage, en voor een antwoord een basis plus de lengte van wat je schreef — met een plafond per bericht. Die eenheid komt uit je eigen tariefprofiel. Schrijf je per zes minuten, dan schat hij per zes minuten.
De onderdelen blijven bewaard bij de regel. “Waarom 0,2 uur?” is daarmee een optelsom die je kunt laten zien. Het taalmodel schrijft hooguit de omschrijving.
Twee keer schrijven is erger dan vergeten
Een voorstel verschijnt alleen als er nog niets staat. Heeft een bericht of een afspraak al een registratie, of loopt er een timer op, dan blijft het stil. Op een factuur is een dubbel geschreven uur namelijk een groter probleem dan een vergeten uur: het eerste kost je een gesprek over je integriteit, het tweede alleen geld.
Werk je met een gedeelde postbus, dan gaat het voorstel naar wie las of antwoordde — niet naar de eigenaar van het postvak. En twee collega’s kunnen niet allebei hetzelfde bericht vastleggen.
Voor wie dit gemaakt is
Voor advocaten, adviseurs, bureaus en iedereen die zijn tijd per zes of per vijftien minuten verantwoordt. Hoe fijner je eenheid, hoe harder het aankomt dat lezen en antwoorden nergens terechtkomt.
Time Tracker en AI Mail hebben elkaar hierbij niet nodig: heb je alleen de agenda, dan werkt die kant gewoon. Wie beide gebruikt, krijgt de mailkant erbij.
