Beantwoord e-mail in de helft van de tijd

Veelgestelde vragen

Leert AI Mail echt van mijn eerdere e-mails?

Ja. Per organisatie wordt een kennislaag opgebouwd uit jouw voorbeelden en richtlijnen, zodat antwoorden steeds beter bij jouw toon en afspraken passen. Het is RAG-gebaseerd — geen training op een gedeeld model.

Leert AI Mail van mijn correcties?

Ja. Bij de samenvatting, het advies en de actiepunten staat een knop 'Dit klopt niet'. Je correctie gaat, na goedkeuring in Klantkennis, als voorbeeld de kennislaag in en komt terug in de volgende analyse — geen meldpunt dat nergens gelezen wordt, maar een leerlus die echt sluit.

Wie kan mijn e-mail zien?

De kennislaag is strikt per tenant gescheiden. Jouw mail en voorbeelden blijven binnen jouw eigen omgeving.

Wat gebeurt er met al die nieuwsbrieven?

Die gaan naar een eigen tabblad, buiten je hoofdinbox, zodat ze je werkdag niet in de weg zitten. Eén keer per dag kijkt AI Mail ze na op berichten die er wél toe doen — een prijswijziging van een leverancier, een abonnement dat afloopt, een regel die verandert — en zet die op één pagina, met de reden erbij waarom het jou aangaat. Vindt hij niets, dan zegt hij dat ook, mét het aantal berichten dat is nagekeken.

Kost het niet handenvol AI om al die reclamemail te laten lezen?

Nee, want de hele stapel gaat in één AI-aanroep tegelijk — niet één per nieuwsbrief. Dat is precies waarom het uit kan: los analyseren zou meer kosten dan het oplevert voor post die je toch niet las. Per ronde gaan er hoogstens veertig berichten mee, één keer per dag; is er niets binnengekomen, dan is er ook geen aanroep.

Kan ik me in één klik uitschrijven van een nieuwsbrief?

Bij een nieuwsbrief die de juiste kopregel meestuurt (RFC 8058), ja: één klik in AI Mail en je bent eraf, zonder naar de afmeldpagina van de afzender te hoeven. Stuurt een afzender die kopregel niet mee, dan ontbreekt de knop — we gokken niet met een link uit een binnengekomen mail, dus dan meld je je op de gewone manier af.

Hoe weet AI Mail wat ík interessant vind?

Uit twee dingen. Wat je organisatie doet, uit de kennislaag die je toch al opbouwt. En een veld waarin je zelf opschrijft waar je op let — bijvoorbeeld prijswijzigingen van leveranciers, aanbestedingen in jouw regio, of een wet die eraan komt. Komt er iets voorbij dat je niet interesseert, dan klik je het weg; dat onderwerp laat hij de volgende keer liggen.

Werkt dit met onze eigen Exchange-server?

Ja. Naast Microsoft 365 en Google Workspace koppelt AI Mail met een zelf gehoste Exchange-server via EWS, met de inloggegevens van de mailbox — geen migratie naar de cloud nodig. Dezelfde koppeling kun je daarna overnemen als verzendmailbox, zodat ook offertes en facturen via je eigen server de deur uit gaan.

Kan een gedeelde info@-postbus door het hele team gebruikt worden?

Ja. Je zet een postbus op organisatie, en dan ziet iedereen binnen je bedrijf die mail in zijn eigen inbox en kan iedereen ermee werken. De instellingen en het verwijderen blijven bij degene die de postbus koppelde, zodat niemand per ongeluk de koppeling van de hele organisatie omzet.

Kan ik een gedeelde postbus koppelen die geen eigen wachtwoord heeft?

Ja. Bij Microsoft 365 en Exchange koppel je hem met de toegang van een collega die er volledige toegang op heeft; om namens de postbus te antwoorden is ook het recht Verzenden als nodig, en ontbreekt dat, dan zegt het scherm welk recht er mist. Bij Google Workspace gaat het via domeinbrede delegatie: de beheerder van je domein geeft eenmalig toestemming, en tot die tijd staat de keuze uitgegrijsd met uitleg wat de beheerder moet doen. Vertrekt de collega wiens toegang de koppeling draagt, dan zie je dat bij de postbus staan.

Moet ik mijn hele inbox openzetten om AI Mail te proberen?

Nee. Je kunt de inbox uitzetten en alleen één of een paar mappen aanwijzen die AI Mail mag lezen. Bij de postbus staat daarna wat er gelezen wordt, bijvoorbeeld Alleen 2 mappen. Prullenbak, spam, concepten en verzonden post zijn nooit aan te wijzen.

Ik ruim mijn inbox binnen een paar minuten op. Mist AI Mail dan berichten?

Niet meer. Elk kwartier kijkt AI Mail twee uur terug over de hele postbus en haalt op wat de inbox al verlaten had — bij Microsoft 365, Exchange en Gmail. Verzonden post, concepten, prullenbak en spam blijven buiten beschouwing, en er wordt nooit verder teruggegraven dan het moment waarop je de postbus koppelde. Bij een IMAP-postbus kan dat niet; wijs daar de mappen aan waar je post naartoe verplaatst.

Is een waarschuwing in mijn mail hetzelfde als een actiepunt?

Nee, die houdt AI Mail apart. Actiepunten zijn dingen die je zelf moet doen — een offerte terugsturen, een afspraak inplannen — en die vink je af of maak je een taak van. Een waarschuwing (bijvoorbeeld bij een verdachte betaalmail: 'klik niet op deze link, controleer eerst telefonisch') komt apart te staan, zonder afvinkvakje: het is een mededeling, geen werk.

Gaat AI Mail zelf dingen doen in mijn mailbox?

Niet zonder dat je het aanzet. Elke regel begint op meekijken: als er iets matcht, legt AI Mail een voorstel klaar en krijg je een melding, maar er verandert niets aan je mail. Bevalt wat je ziet, dan zet je die ene regel op automatisch. Je kunt dat per regel afzonderlijk beslissen, en een regel die je te ver vindt gaan zet je met één klik weer terug op meekijken.

Kan AI Mail acties in andere apps uitvoeren?

Via het platform kan de assistent gegevens uit gekoppelde apps benutten (bijvoorbeeld klantcontext), maar verzenden en wijzigen gebeurt altijd na jouw bevestiging.

Als ik hier een afspraak plan, komt die dan in mijn Outlook-agenda?

Ja. Een afspraak die je in het platform inplant, komt in de agenda van je gekoppelde mailbox te staan — met locatie, omschrijving en deelnemers. Andersom werkt het ook: wat je in Outlook zet, zie je hier terug. Werkt met Microsoft 365, Gmail en een eigen Exchange-server. Voorwaarde is dat de koppeling schrijfrechten heeft; staat die op alleen meelezen, dan zegt het scherm dat vooraf in plaats van het stilletjes te laten mislukken.

Kan AI Mail zelf een afspraak inplannen uit een e-mail?

Ja, maar niet ongevraagd. Vraagt een klant om een afspraak, dan kan AI Mail die voorstellen — datum, tijd en onderwerp ingevuld. Je ziet het voorstel eerst en bevestigt het. Pas als het bevalt kun je die ene regel op automatisch zetten.

Komt een mailwisseling ook in het klantdossier terecht?

Ja, als je dat aanzet. Per postbus bepaal je of contactmomenten teruggeschreven worden naar je CRM. Het bericht wordt gekoppeld op het e-mailadres zelf, op een alias dat je eerder vastlegde, of op het domein wanneer daar precies één relatie aan hangt. Lukt geen van drieën — bij een info@- of no-reply-adres bijvoorbeeld — dan blijft het bericht ongekoppeld. Een gesprek dat bij de verkeerde klant terechtkomt is namelijk lastiger recht te zetten dan een gesprek dat nog nergens aan hangt. Hetzelfde bericht wordt nooit twee keer weggeschreven, ook niet als het opnieuw langskomt.

Komt een bedrag dat alleen in de mailtekst staat ook in mijn planning?

Ja. Staat het bedrag in een bijlage — de klassieke factuur — dan is het formulier voor de planning al gevuld. Staat het alleen in de tekst, zoals bij een abonnementsbevestiging, dan zoekt AI Mail het met één klik alsnog op, met het citaat erbij waar het bedrag vandaan komt, zodat je het kunt nakijken voor je het goedkeurt.

Kan ik een vergaderruimte of bus meeplannen?

Ja. Ruimtes en middelen die als gedeelde agenda in je omgeving staan, kun je als deelnemer meenemen; die bevestigen zelf of ze vrij zijn. Alleen geregistreerde ruimtes — zo kan er nooit per ongeluk een uitnodiging naar een willekeurig adres.