De situatie
De aangesloten ondernemers van een landelijke franchiseformule draaien allemaal op hetzelfde centrale kassasysteem. Dat systeem levert per dag en per vestiging een kassabestand op. Het accountantskantoor dat de formule bedient, zette die bestanden jarenlang met de hand om naar een dagboeking in de boekhouding — regel voor regel de omzet, de btw en de kruisposten overtikken. Bij een handvol winkels is dat te doen; bij tientallen vestigingen loopt het vast en sluipen er fouten in.
De oplossing
Per formule is één conversie ingericht die het centrale kassabestand herkent en er automatisch één memoriaalboeking per dag van maakt:
- De dagomzet wordt op de juiste grootboekrekeningen geboekt en de btw per tarief apart gezet, zodat de af te dragen btw meteen klopt.
- Voorraad-, kruis- en afrekenposten worden overgenomen in de juiste debet/credit-richting.
- Inkoopfacturen worden overgeslagen — die lopen via hun eigen inkoopstroom, zodat er niets dubbel in de boekhouding belandt.
De boeking sluit altijd netjes op € 0,00 en wordt aangeleverd in het importformaat van het boekhoudpakket — onder andere Yuki en Exact Online. Waar gewenst gaat dat volledig automatisch: het bestand komt binnen, wordt verwerkt en staat klaar in de boekhouding, zonder tussenkomst.
Het resultaat
- Handmatig overtikken → automatische verwerking per vestiging, elke dag.
- Altijd sluitend op € 0,00 en direct in het juiste importformaat.
- Audit-trail per dag, zodat elke boeking achteraf te herleiden is.
- Schaalbaar: een extra vestiging kost geen extra handwerk.