Die Ausgangslage
Die angeschlossenen Unternehmer einer landesweiten Franchise-Kette arbeiten alle mit demselben zentralen Kassensystem. Dieses System liefert pro Tag und pro Filiale eine Kassendatei. Die Steuerberatungskanzlei, die die Kette betreut, hat diese Dateien jahrelang händisch in eine Tagesbuchung umgewandelt — Zeile für Zeile Umsatz, MwSt. und Durchlaufposten abgetippt. Bei einer Handvoll Filialen ist das machbar; bei Dutzenden Filialen gerät es ins Stocken und es schleichen sich Fehler ein.
Die Lösung
Pro Kette wird eine Konvertierung eingerichtet, die die zentrale Kassendatei erkennt und daraus automatisch eine Sammelbuchung pro Tag erstellt:
- Der Tagesumsatz wird auf die richtigen Sachkonten gebucht und die MwSt. je Satz getrennt ausgewiesen, sodass die abzuführende MwSt. sofort stimmt.
- Bestands-, Durchlauf- und Abrechnungsposten werden mit der richtigen Soll-/Haben-Richtung übernommen.
- Eingangsrechnungen werden übersprungen — die laufen über ihren eigenen Einkaufsweg, sodass nichts doppelt in der Buchhaltung landet.
Die Buchung geht immer sauber auf € 0,00 auf und wird im Importformat des Buchhaltungsprogramms bereitgestellt — unter anderem für Yuki und Exact Online (niederländische Buchhaltungsprogramme). Wo gewünscht, läuft das vollständig automatisch: Die Datei kommt an, wird verarbeitet und steht ohne weiteres Eingreifen in der Buchhaltung bereit.
Das Ergebnis
- Händisches Übertragen → automatische Verarbeitung je Filiale, jeden Tag.
- Immer ausgeglichen auf € 0,00 und direkt im richtigen Importformat.
- Audit-Trail pro Tag, sodass jede Buchung nachträglich nachvollziehbar ist.
- Skalierbar: eine zusätzliche Filiale verursacht keinen zusätzlichen Handaufwand.