La situazione
Gli esercenti affiliati a una catena di franchising nazionale lavorano tutti con lo stesso sistema di cassa centrale. Quel sistema produce un file di cassa per ogni giorno e per ogni punto vendita. Lo studio di commercialisti che segue la catena convertiva questi file da anni, a mano, in una registrazione contabile giornaliera — ritrascrivendo riga per riga il fatturato, l’IVA e le partite di giro. Con una manciata di negozi è gestibile; con decine di punti vendita il sistema si blocca e si insinuano errori.
La soluzione
Per ogni catena è stata impostata un’unica conversione che riconosce il file di cassa centrale e ne genera automaticamente una registrazione contabile al giorno:
- Il fatturato giornaliero viene imputato ai conti corretti del piano dei conti e l’IVA per aliquota viene scorporata separatamente, in modo che l’IVA da versare risulti subito corretta.
- Le partite di giacenza, di giro e di saldo vengono riportate nella direzione dare/avere corretta.
- Le fatture d’acquisto vengono escluse — seguono il proprio flusso di acquisto separato, così nulla finisce registrato due volte in contabilità.
La registrazione è sempre perfettamente in pareggio a 0,00 € e viene fornita nel formato di importazione del software di contabilità — tra l’altro Yuki ed Exact Online (software di contabilità olandesi). Dove richiesto, il processo è completamente automatico: il file arriva, viene elaborato e risulta pronto in contabilità, senza alcun intervento.
Il risultato
- Ritrascrizione manuale → elaborazione automatica per punto vendita, ogni giorno.
- Sempre in pareggio a 0,00 € e direttamente nel formato di importazione corretto.
- Traccia di controllo giornaliera, così ogni registrazione può essere ricostruita a posteriori.
- Scalabile: un punto vendita in più non richiede alcun lavoro manuale aggiuntivo.