Fatture che resistono a un controllo

Domande frequenti

Posso fatturare a un cliente aziendale in un altro paese UE?

Sì. Sulla scheda cliente imposta il regime IVA su cessione intracomunitaria (beni) o prestazione intracomunitaria, e la fattura applica lo 0% con la dicitura obbligatoria e entrambe le partite IVA. Le aliquote che si applicherebbero senza il regime restano visibili, perché lo richiede il fisco olandese. Beni e servizi vengono registrati separatamente, perché l’elenco IVA delle operazioni intracomunitarie li richiede distintamente.

Cosa succede se la partita IVA del mio cliente non è corretta?

Allora la fattura non viene inviata. Il numero viene verificato su VIES, il sistema a cui sono collegati tutti gli Stati membri UE. Se non esiste o è stato revocato, l’invio si blocca con un avviso — con un’aliquota zero applicata a torto, infatti, il fisco olandese può recuperare l’IVA da lei. Se VIES è temporaneamente fuori servizio, la fattura viene comunque inviata: un guasto a Bruxelles non deve bloccare la sua fatturazione.

Posso ricavare da qui il mio elenco IVA per le operazioni intracomunitarie?

Sì. Sotto Elenco ICP scelga un trimestre e vede per partita IVA l’importo totale, con le fatture sottostanti a fianco per poter ricondurre ogni importo. Le note di credito contano in negativo e le bozze non contano, così il totale corrisponde alla casella 3b della sua dichiarazione IVA olandese. L’invio al fisco olandese resta a suo carico — è un atto con responsabilità propria, che deve avvenire dopo il suo controllo.

Il QR di pagamento sulla mia fattura funziona con tutte le banche?

Dipende dal tipo di QR, ed è indicato anche nella schermata delle impostazioni. Il QR bancario segue lo standard europeo SEPA: lo scansiona dalla sua app bancaria, e non tutte le banche olandesi lo supportano — tra le altre, Rabobank e ABN AMRO no. Il QR con link di pagamento tramite iDEAL, il sistema di pagamento online olandese, funziona con qualsiasi banca e con una fotocamera comune, ma comporta costi di transazione per ogni pagamento. Decide lei quale dei due — o entrambi — compare sulla fattura.

Posso fatturare a rate, per esempio 30/60/10?

Sì. Collega un piano di rate alla commessa: una serie di rate, ciascuna con una percentuale, un momento — alla conferma della commessa, all’avvio della produzione, prima o alla consegna, oppure al collaudo — e una propria scadenza di pagamento. Le percentuali devono totalizzare esattamente il 100%, così non resta mai nulla da fatturare. Quando la commessa raggiunge una fase, la relativa fattura di rata è pronta, rigorosamente in ordine: una rata successiva non può mai partire prima di una precedente. Gli schemi 30/60/10 (con posa) e 50/50 (senza posa) sono inclusi di default, e può aggiungere i propri modelli.

Ho fatturato 9.000 € mentre erano stati concordati 7.000 € — devo accreditare l’intera fattura?

No, accredita solo la differenza. La finestra della nota di credito mostra le righe di fattura con accanto l’importo da riaccreditare, precompilato per l’intera fattura: accreditare tutta la fattura resta quindi due clic, e chi vuole accreditare solo una parte modifica un solo numero. Sopra le righe c’è un interruttore per IVA compresa o esclusa, così può digitare l’importo come l’ha discusso con il cliente. Non è possibile riaccreditare più di quanto resta ancora da saldare, e le note di credito ancora in bozza vengono conteggiate. Se lavora con un piano di rate, la nota di credito conta nel calcolo — altrimenti la rata successiva verrebbe ridotta per correggere una differenza già corretta, e finirebbe per fatturare la commessa per un importo complessivamente troppo basso.

C’è un errore in una fattura che ho già inviato. Cosa faccio?

Crea allora una fattura sostitutiva. Le righe e i dati del cliente passano a una nuova bozza che modifica; quando questa diventa definitiva, la fattura originale assume lo stato Sostituita. Non scompare e resta consultabile, e le due fatture si richiamano a vicenda. Sul PDF della nuova fattura compare automaticamente quale fattura sostituisce e che quest’ultima risulta quindi annullata. È possibile farlo finché la fattura non è stata pagata, accreditata o annullata, e non per una fattura di rata. Attenzione: non si tratta di una contropartita contabile — se l’IVA è già stata dichiarata o la fattura è già nella sua contabilità, la strada corretta è una nota di credito. Dall’elenco fatture quotidiano scompare, poiché la sostituta si trova accanto; l’interruttore Includi sostituite la fa riapparire, e la ricerca la trova sempre.

Il sistema può garantire che io produca solo dopo l’acconto?

Sì. Con un piano di rate sulla commessa, Avvia produzione resta bloccato finché la rata di acconto non è stata emessa e interamente pagata, e l’invio non può avvenire finché la seconda fattura di rata non è stata inviata al cliente. Fattura sempre lei stesso — non parte nulla automaticamente — ma l’ordine non può più essere saltato per errore. I pulsanti restano visibili con il motivo, compreso l’importo ancora da saldare, e il controllo può essere disattivato per azienda.

Il mio cliente vive nei Paesi Bassi ma la casa si trova in Germania — quale incentivo compare sul preventivo?

Quello tedesco. Sia l’ISDE olandese sia il BAFA tedesco sono legati all’edificio da ristrutturare, non a chi paga la fattura, quindi è l’indirizzo dei lavori a determinare cosa viene mostrato. Sullo schermo compare su quale indirizzo è stato determinato il paese — indirizzo di consegna, indirizzo cliente o indirizzo di fatturazione — così un paese sbagliato non accade mai in silenzio. Se non è noto alcun indirizzo, il sistema ricade sul paese della propria sede, e anche questo viene indicato.

Perché per l’incentivo tedesco è indicato che devo presentare domanda prima della firma?

Perché per BAFA, l’ente federale tedesco competente, è una condizione vincolante: la domanda deve essere arrivata prima che la commessa venga affidata, altrimenti il diritto decade. Per questo l’avviso compare in alto nel blocco, insieme ai programmi a cui si applica. Gli importi indicati sono indicativi e derivati dai programmi pubblici pubblicati; l’assegnazione spetta all’ente competente stesso, e questo è precisato chiaramente sotto.

Posso fissare un importo finale concordato, per esempio esattamente 15.000 €?

Sì, con un accordo sul totale al preventivo o alla commessa. Inserisce l’importo finale concordato IVA compresa e il documento si calcola esattamente verso quel totale — sul PDF compare una riga Correzione accordo di prezzo in modo che il dettaglio corrisponda al totale. Sulla fattura questa correzione diventa una riga ordinaria, così anche una fattura elettronica resta valida. Le fatture di rata calcolano automaticamente sull’importo concordato.

Posso fatturare automaticamente a un cliente ogni mese?

Sì. Da una fattura esistente crea con un clic un accordo ricorrente — mensile, trimestrale o annuale. La piattaforma crea da sola la nuova fattura ogni periodo con le stesse righe e, se lo desidera, un link di pagamento incluso. L’accordo continua finché non lo sospende o non imposta una data di fine; modifica l’importo aggiornando l’accordo. Se qualcosa non va nei dati della fattura, l’accordo resta attivo e lei ne viene informato, invece che non succeda nulla in silenzio.

Posso far prelevare automaticamente l’importo della fattura dal conto del mio cliente?

Sì, con un incasso automatico. Il cliente firma una sola volta un mandato SEPA tramite un link che gli invia; da quel momento ogni fattura ricorrente viene prelevata automaticamente dal suo conto. Passa attraverso il proprio conto di pagamento collegato, quindi il denaro arriva direttamente a lei e la piattaforma non tocca il flusso di denaro. L’incasso automatico funziona nell’area SEPA e in euro; per i clienti fuori da quest’area resta disponibile il normale link di pagamento.

Cosa succede se un incasso viene annullato?

Il cliente può annullare un incasso SEPA per un certo periodo. Se ciò accade, il sistema annulla automaticamente il pagamento, riporta la fattura a non pagata e la avvisa — con una voce sulla cronologia della fattura e del cliente. Il promemoria riprende poi la fattura come se non fosse stata pagata, così non pensa mai che qualcosa sia stato saldato mentre il denaro è stato in realtà recuperato.

Posso usare la mia carta intestata o il mio progetto di fattura?

Sì, in tre varianti. Un foglio bianco vuoto su cui la fattura disegna da sola nome, indirizzo e logo; la propria carta intestata scansionata come sfondo sotto la fattura digitale, con una versione di stampa separata senza sfondo per chi ha carta prestampata nella stampante; oppure un modulo prestampato su cui trascina lei stesso dove va ogni dato, con righe di fattura che continuano su un foglio successivo.

Il mio cliente chiede una dichiarazione dell’impresa per il Warmtefonds. Posso crearla qui?

Sì. Sotto Finanziamento scelga il fondo — Nationaal Warmtefonds o SVn, due fondi di prestito olandesi — e clicchi sul pulsante per la dichiarazione. Il modulo ufficiale viene compilato con i dati del cliente, le misure selezionate (desunte dai serramenti della commessa, e modificabili), il firmatario, il luogo e la data. Possibile dal preventivo, dalla commessa e da una fattura autonoma. Su una fattura senza commessa le misure non sono selezionate, perché le righe di fattura non indicano che tipo di lavoro fosse; in quel caso le seleziona lei stesso.

Posso inserire l’incentivo ISDE sul mio preventivo e sulla mia fattura?

Sì. Per i clienti privati il sistema calcola l’importo d’incentivo previsto in base alla superficie reale di vetro o serramenti e alle tariffe olandesi RVO, e lo inserisce come blocco separato sul preventivo — con la suddivisione tra vetro HR++ e triplo. Il numero KA viene aggiunto alla fattura, solo sull’ultima rata e solo una volta che questa è stata pagata interamente. Per i clienti aziendali, il preventivo mostra invece un blocco di testo sui programmi di incentivo e finanziamento, che compila lei stesso. L’ISDE è un incentivo statale olandese, gestito dalla RVO, l’agenzia olandese per le imprese.

Cosa succede se la RVO modifica l’elenco dei codici delle misure?

Lo notiamo. Gli elenchi dei codici delle misure sono centralizzati nella piattaforma e vengono confrontati ogni settimana con il file pubblicato su rvo.nl, il sito dell’ente olandese — sul contenuto, perché la RVO riutilizza i nomi dei file e talvolta modifica gli elenchi in silenzio. Non appena qualcosa cambia, l’amministratore riceve una notifica per caricare il nuovo elenco. Anche gli importi d’incentivo provengono da quell’elenco: accanto alla propria tariffa per m² vede ciò che la RVO indica per una misura e per più misure, e lo riprende con un clic. Ciò che è riportato nell’elenco resta comunque responsabilità del richiedente: dall’elenco della RVO non si possono far derivare diritti, noi formuliamo solo una proposta.

Le mie fatture partono dal mio indirizzo e-mail?

Sì. Ci sono due modi. Il più rapido: inserisce il proprio indirizzo, clicca sul link nell’e-mail di conferma che riceve, e lo imposta come predefinito — da quel momento LSQapps invia per conto del suo indirizzo. Il più pulito: collega la propria casella di posta (Microsoft 365, Google Workspace o un server Exchange nel suo ufficio). In questo caso ogni preventivo, fattura e notifica parte davvero tramite il suo server di posta, con il suo SPF e DKIM, e una copia resta nei suoi elementi inviati. Se non fa nessuna delle due cose, la posta parte tramite il nostro server di posta — funziona immediatamente, ma il cliente vede allora un mittente nostro.

E se non configuro nulla — la mia fattura arriva comunque?

Sì. Ogni organizzazione riceve, alla creazione, un indirizzo del mittente funzionante sul nostro dominio di posta, e quel dominio è già configurato dal fornitore di posta con SPF, DKIM e DMARC. Può quindi inviare subito preventivi e fatture senza prima dover toccare il proprio DNS. Lo schermo mostra in anticipo da quale indirizzo si invia e cosa serve per usare il proprio indirizzo, così non scopre solo in seguito che le risposte del cliente arrivano altrove.

Posso vedere esattamente cosa riceve il mio cliente?

Sì, sia prima che dopo. In ogni finestra di invio c’è un pulsante di anteprima che mostra l’e-mail come viene inviata: lo stesso testo, la stessa lingua, lo stesso indirizzo del mittente e la stessa formula di chiusura, con gli allegati elencati per nome qui sotto. L’anteprima non invia e non registra nulla. In seguito, ogni e-mail di preventivo, commessa e fattura inviata si trova nell’archivio E-mail inviate, dove la rilegge esattamente come è partita, con lo stato di consegna e l’elenco degli allegati che l’accompagnavano. Utile quando un cliente afferma, mesi dopo, di aver letto qualcosa di diverso.

Il mio cliente, dopo la fattura, sceglie comunque un altro colore — devo rifare tutto?

No. Sopra le righe della commessa si trova il blocco Modifica il progetto in blocco. Selezioni i serramenti (o nessuno: allora tutti), modifichi solo il campo che cambia — per esempio colore esterno e interno — e clicchi su Applica. Il progetto viene aggiornato, quindi disegno, elenco serramenti, modulo d’ordine ed elenco vetri mostrano subito il nuovo colore. Le righe esistenti e la fattura restano intatte; la differenza di prezzo tra il vecchio e il nuovo progetto arriva come un’unica riga di lavoro extra o in meno sulla commessa, con nella descrizione cosa è cambiato. Se la commessa è già completamente fatturata, il sistema crea immediatamente una fattura di correzione separata; se è ancora in corso una rata, l’ultima rata la regola automaticamente.

Posso collegare una foto a una sola riga di preventivo invece che all’intero preventivo?

Sì. Durante il caricamento o la modifica di una foto può scegliere facoltativamente la riga di preventivo a cui appartiene; sul PDF la foto compare allora direttamente sotto quella riga, a metà larghezza. Se lascia il collegamento vuoto, la foto resta nel blocco riepilogativo finale, come prima. Utile su un preventivo con più prodotti simili — quattro tapparelle, per esempio — dove un’unica striscia di foto in fondo non mostrerebbe quale foto corrisponde a quale tapparella.

Posso vedere quanto costa realmente una commessa al mio personale?

Sì, con il blocco Ore e materiali sulla commessa. Il proprio personale registra ore e utilizzo di materiale a una tariffa per riga, e la commessa mostra, oltre al fatturato e al costo preventivato, quanto lavoro proprio vi è effettivamente entrato. Le fatture dei subappaltatori ne sono deliberatamente escluse: è lavoro di terzi, già presente sulla loro fattura, e non viene conteggiato — altrimenti una commessa parzialmente subappaltata sembrerebbe erroneamente estremamente redditizia. Se non è impostata nessuna tariffa oraria, lo schermo lo segnala in anticipo invece di contare silenziosamente 0,00 €.

Posso inviare file singoli insieme a un preventivo, una commessa o una fattura?

Sì. La finestra di invio del preventivo, della conferma d’ordine e della fattura ha un blocco Allegati aggiuntivi: scelga i file (PDF, foto, documenti Office, disegni), veda l’elenco con le dimensioni e rimuova ciò che non desidera più. Vale un limite di 15 MB per e-mail, documento incluso — le e-mail più grandi vengono rifiutate dai server di posta — e lo schermo calcola in tempo reale e blocca in anticipo invece di fallire solo al momento dell’invio.

Posso salvare testi standard per le mie e-mail?

Sì. Salva modelli per il testo di accompagnamento di un preventivo, una commessa o una fattura e ne scelga uno nella finestra di invio; i segnaposto come nome del cliente, numero del preventivo e numero della fattura vengono compilati con i dati di quel documento. Per ogni modello può salvare una variante in inglese, tedesco o francese — se il cliente parla una di queste lingue, quella variante viene scelta automaticamente. I modelli si gestiscono in CRM; senza l’app CRM la finestra di invio funziona semplicemente senza l’elenco a scelta.

Posso inviare la mia brochure o le mie condizioni insieme a un preventivo?

Sì. Carichi i propri PDF nelle impostazioni del preventivo — una brochure aziendale, le condizioni di garanzia, una spiegazione di montaggio — e vengono allegati dietro ogni PDF di preventivo, nell’ordine che stabilisce lei, dopo il contenuto e prima delle condizioni generali. Può inoltre impostare un testo di chiusura fisso con i propri dati di contatto, che compare sul preventivo stesso, anche sui preventivi provenienti dai configuratori di serramenti e facciate.

Posso stabilire la mia numerazione?

Sì. Imposta per tipo di documento una serie con un proprio prefisso, struttura e numero di partenza — per esempio LSQ2026-00001 — e decide se il contatore riparte ogni anno. Può avere più serie in parallelo e indicare quale sia quella predefinita.