Des factures qui résistent à un contrôle

Questions fréquentes

Puis-je facturer un client professionnel dans un autre pays de l'UE ?

Oui. Sur la fiche client, vous réglez le régime de TVA sur livraison intracommunautaire (biens) ou prestation intracommunautaire, et la facture applique 0 % avec la mention obligatoire et les deux numéros de TVA. Les taux qui s'appliqueraient sans ce régime restent visibles, car le fisc néerlandais l'exige. Biens et services sont suivis séparément, car l'état récapitulatif TVA les demande séparément.

Que se passe-t-il si le numéro de TVA de mon client est incorrect ?

Alors la facture ne part pas. Le numéro est vérifié auprès de VIES, le système auquel sont connectés tous les États membres de l'UE. S'il n'existe pas ou a été retiré, l'envoi est bloqué avec un message — car en cas de taux zéro appliqué à tort, le fisc peut réclamer la TVA auprès de vous. Si VIES est momentanément indisponible, la facture part tout de même : une panne à Bruxelles ne doit pas mettre votre facturation à l'arrêt.

Puis-je sortir mon état récapitulatif TVA d'ici ?

Oui. Sous État récapitulatif TVA, vous choisissez un trimestre et voyez par numéro de TVA le montant total, avec les factures sous-jacentes à côté afin de pouvoir retracer chaque montant. Les avoirs comptent négativement et les brouillons ne comptent pas, de sorte que le total correspond à la case 3b de votre déclaration de TVA néerlandaise. L'envoi au fisc reste de votre responsabilité — c'est un acte engageant votre responsabilité, qui doit intervenir après votre propre contrôle.

Le QR de paiement sur ma facture fonctionne-t-il avec toutes les banques ?

Cela dépend du type de QR, et c'est indiqué dans l'écran des paramètres. Le QR bancaire suit la norme européenne SEPA : vous le scannez depuis votre application bancaire, et toutes les banques néerlandaises ne le prennent pas en charge — notamment Rabobank et ABN AMRO. Le QR lien de paiement avec iDEAL, le moyen de paiement en ligne néerlandais, fonctionne avec toutes les banques et un appareil photo ordinaire, mais entraîne des frais de transaction par paiement. Vous choisissez lequel des deux — ou les deux — figure sur la facture.

Puis-je facturer en échéances, par exemple 30/60/10 ?

Oui. Vous associez un échéancier à la commande : une série d'échéances, chacune avec un pourcentage, un moment — à la confirmation, au démarrage de la production, avant ou à la livraison, ou à la réception — et son propre délai de paiement. Les pourcentages doivent totaliser exactement 100 %, de sorte que rien ne reste jamais non facturé. Dès que la commande atteint une étape, la facture d'échéance correspondante est prête, strictement dans l'ordre : une échéance ultérieure ne peut jamais partir avant une échéance antérieure. Les schémas 30/60/10 (avec pose) et 50/50 (sans pose) sont fournis par défaut, et vous pouvez ajouter vos propres modèles.

J'ai facturé 9 000 € alors que 7 000 € étaient convenus — dois-je créditer toute la facture ?

Non, vous ne créditez que la différence. La boîte de dialogue d'avoir affiche les lignes de facture avec, à côté, le montant à recréditer, prérempli pour la facture entière : créditer la facture entière reste donc deux clics, et créditer seulement une partie se résume à ajuster un seul chiffre. Au-dessus des lignes se trouve un commutateur TTC/HT, afin que vous puissiez saisir le montant comme convenu avec votre client. Impossible de recréditer plus que ce qui reste dû, et les avoirs encore en brouillon comptent dans ce total. Si vous travaillez avec un échéancier, l'avoir compte dans le calcul — sinon l'échéance suivante serait réduite pour corriger un écart déjà corrigé, et vous facturerez la commande à un montant global trop faible.

Il y a une erreur sur une facture déjà envoyée. Que faire ?

Vous créez alors une facture de remplacement. Les lignes et les données du client passent dans un nouveau brouillon que vous ajustez ; une fois ce brouillon finalisé, la facture d'origine prend le statut Remplacée. Elle ne disparaît pas et reste consultable, et les deux factures se renvoient l'une à l'autre. Le PDF de la nouvelle facture indique automatiquement quelle facture elle remplace et que celle-ci est donc annulée. C'est possible tant que la facture n'a pas été payée, créditée ou annulée, et pas pour une facture d'échéance. Attention : il ne s'agit pas d'une contre-écriture comptable — si la TVA a déjà été déclarée ou que la facture figure déjà dans votre comptabilité, un avoir est la voie à suivre. Elle disparaît bien de votre aperçu quotidien des factures, puisque la facture de remplacement se trouve à côté ; le commutateur Inclure les remplacées la fait réapparaître, et la recherche la retrouve toujours.

Le système peut-il garantir que je ne produis qu'après l'acompte ?

Oui. Avec un échéancier sur la commande, Démarrer la production reste verrouillé jusqu'à ce que l'échéance d'acompte ait été émise et intégralement payée, et l'envoi n'est possible qu'après que la deuxième facture d'échéance a été envoyée au client. Vous facturez vous-même — rien ne part automatiquement — mais l'ordre ne peut plus être sauté par accident. Les boutons restent visibles avec le motif, y compris le montant encore dû, et la sécurité peut être désactivée par entreprise.

Mon client habite aux Pays-Bas mais le logement se trouve en Allemagne — quelle subvention apparaît sur le devis ?

L'allemande. L'ISDE néerlandaise comme le BAFA allemand sont liés au bâtiment rénové, pas à qui paie la facture, donc c'est l'adresse du chantier qui détermine ce qui est affiché. L'écran indique sur quelle adresse le pays a été déterminé — adresse de livraison, adresse client ou adresse de facturation —, afin qu'un pays erroné ne survienne jamais en silence. Si aucune adresse n'est connue, le système se rabat sur le pays de votre propre établissement, et cela est également indiqué.

Pourquoi est-il indiqué, pour la subvention allemande, que je dois déposer ma demande avant de signer ?

Parce que c'est une condition stricte chez BAFA, l'organisme fédéral allemand compétent : la demande doit être déposée avant que la commande ne soit passée, sinon le droit à la subvention s'éteint. C'est pourquoi cet avertissement figure en tête du bloc, avec les dispositifs auxquels il s'applique. Les montants indiqués sont indicatifs et dérivés des dispositifs publics publiés ; l'octroi relève de l'organisme compétent lui-même, et cela est précisé en toutes lettres en dessous.

Puis-je fixer un montant final convenu, par exemple exactement 15 000 € ?

Oui, avec un accord de prix total sur le devis ou la commande. Vous saisissez le montant final convenu TTC, et le document se recalcule exactement vers ce montant — le PDF affiche une ligne Correction accord de prix afin que la décomposition corresponde au total. Sur la facture, cette correction devient une ligne ordinaire, de sorte qu'une facture électronique reste également valide. Les factures d'échéance se calculent automatiquement sur la base du montant convenu.

Puis-je facturer automatiquement un client chaque mois ?

Oui. À partir d'une facture existante, vous créez en un clic un accord récurrent — mensuel, trimestriel ou annuel. La plate-forme crée elle-même la nouvelle facture à chaque période avec les mêmes lignes et, si vous le souhaitez, un lien de paiement inclus. L'accord continue jusqu'à ce que vous le mettiez en pause ou que vous fixiez une date de fin ; vous modifiez le montant en actualisant l'accord. Si quelque chose ne va pas dans vos données de facturation, l'accord reste en place et vous en êtes informé, plutôt que de voir ne rien se passer en silence.

Puis-je faire prélever automatiquement le montant de la facture sur le compte de mon client ?

Oui, avec un prélèvement automatique. Votre client signe une fois un mandat SEPA via un lien que vous lui envoyez ; ensuite, chaque facture récurrente est automatiquement prélevée sur son compte. Cela passe par votre propre compte de paiement relié, de sorte que l'argent arrive directement chez vous et que la plate-forme ne touche pas au flux financier. Le prélèvement automatique fonctionne dans la zone SEPA et en euros ; pour les clients hors de cette zone, le lien de paiement classique reste disponible.

Que se passe-t-il si un prélèvement est rejeté ?

Votre client peut rejeter un prélèvement SEPA pendant un certain délai. Si cela se produit, le système annule automatiquement le paiement, remet la facture en attente et vous en avertit — avec une entrée sur la chronologie de la facture et du client. La relance reprend ensuite la facture comme si elle n'avait pas été payée, afin que vous ne pensiez jamais qu'un montant est réglé alors que l'argent a en fait été récupéré.

Puis-je utiliser mon propre papier à en-tête ou ma propre conception de facture ?

Oui, en trois variantes. Une feuille blanche vierge sur laquelle la facture dessine elle-même le nom, l'adresse et le logo ; votre papier à en-tête scanné comme arrière-plan sous la facture numérique, avec une version d'impression séparée sans arrière-plan pour qui a du papier préimprimé dans l'imprimante ; ou un formulaire préimprimé sur lequel vous glissez-déposez vous-même l'emplacement de chaque donnée, avec des lignes de facture qui se poursuivent sur une feuille suivante.

Mon client demande une déclaration d'entrepreneur pour le Warmtefonds. Puis-je la créer ici ?

Oui. Sous Financement, choisissez le fonds — Nationaal Warmtefonds ou SVn, deux dispositifs néerlandais de prêt — et cliquez sur le bouton pour la déclaration. Le formulaire officiel est rempli avec les données de votre client, les mesures cochées (issues des châssis de la commande, et modifiables), le signataire, le lieu et la date. Cela fonctionne depuis le devis, la commande et une facture autonome. Sur une facture sans commande, les mesures ne sont pas cochées, car les lignes de facture ne précisent pas le type de travaux ; vous les cochez alors vous-même.

Puis-je mettre la subvention ISDE sur mon devis et ma facture ?

Oui. Pour les clients particuliers, le système calcule le montant de subvention attendu sur la base de la surface réelle de vitrage ou de châssis et des tarifs néerlandais de la RVO, et le place en bloc séparé sur le devis — avec la répartition entre HR++ et triple vitrage. Le numéro KA est ajouté sur la facture, uniquement sur la dernière échéance et seulement une fois celle-ci intégralement payée. Pour les clients professionnels, le devis affiche à la place un bloc de texte sur les dispositifs de subvention et de financement, que vous remplissez vous-même. L'ISDE est une subvention publique néerlandaise, gérée par la RVO, l'agence néerlandaise pour l'entreprise.

Que se passe-t-il si la RVO modifie sa liste de codes de mesures ?

Nous le remarquons. Les listes de codes de mesures sont centralisées dans la plate-forme et comparées chaque semaine au fichier publié sur rvo.nl, le site de l'organisme néerlandais — par le contenu, car la RVO réutilise des noms de fichiers et modifie parfois des listes en silence. Dès qu'un changement survient, l'administrateur reçoit une notification pour charger la nouvelle liste. Les montants de subvention proviennent aussi de cette liste : à côté de votre propre tarif par m², vous voyez ce que la RVO indique pour une mesure et pour plusieurs, et vous le reprenez en un clic. Ce qui figure dans la liste reste toutefois de la responsabilité du demandeur : aucun droit ne peut être tiré de la liste de la RVO, nous ne faisons qu'une proposition.

Mes factures partent-elles depuis ma propre adresse e-mail ?

Oui. Il existe deux méthodes. La plus rapide : vous saisissez votre propre adresse, cliquez sur le lien dans l'e-mail de confirmation que vous recevez, et la définissez par défaut — à partir de là, LSQapps envoie au nom de votre adresse. La plus propre : vous reliez votre propre messagerie (Microsoft 365, Google Workspace ou un serveur Exchange dans vos bureaux). Chaque devis, facture et notification part alors réellement via votre propre serveur de messagerie, avec vos propres SPF et DKIM, et une copie reste dans vos propres éléments envoyés. Si vous ne faites ni l'un ni l'autre, le courrier part via notre serveur de messagerie — cela fonctionne immédiatement, mais votre client voit alors une adresse d'expéditeur venant de nous.

Et si je ne configure rien — ma facture arrivera-t-elle quand même ?

Oui. Chaque organisation reçoit à sa création une adresse d'expéditeur fonctionnelle sur notre domaine de messagerie, et ce domaine est déjà configuré chez le fournisseur de messagerie avec SPF, DKIM et DMARC. Vous pouvez donc envoyer immédiatement des devis et des factures sans d'abord toucher à votre DNS. L'écran indique à l'avance depuis quelle adresse l'envoi se fait et ce qu'il faut pour utiliser votre propre adresse, afin que vous ne découvriez pas après coup que les réponses de votre client arrivent ailleurs.

Puis-je voir exactement ce que mon client reçoit ?

Oui, à l'avance et après coup. Chaque boîte de dialogue d'envoi dispose d'un bouton d'aperçu qui affiche l'e-mail tel qu'il sera envoyé : même texte, même langue, même adresse d'expéditeur et même formule de clôture, avec les pièces jointes listées par leur nom en dessous. Cet aperçu n'envoie rien et n'enregistre rien. Après coup, chaque e-mail de devis, de commande et de facture envoyé se trouve dans l'archive E-mails envoyés, où vous le relisez exactement comme il est parti, avec le statut de livraison et la liste des pièces jointes qui l'accompagnaient. Pratique lorsqu'un client affirme des mois plus tard avoir lu autre chose.

Mon client choisit finalement une autre couleur après la facture — dois-je tout refaire ?

Non. Au-dessus des lignes de la commande se trouve le bloc Modifier la conception en masse. Cochez les châssis (ou rien : alors tous), ne modifiez que le champ qui change — couleur extérieure et intérieure, par exemple — et cliquez sur Appliquer. La conception est mise à jour, si bien que le plan, le récapitulatif des châssis, le bon de commande et le récapitulatif vitrage affichent immédiatement la nouvelle couleur. Les lignes existantes et la facture restent inchangées ; la différence de prix entre l'ancienne et la nouvelle conception arrive comme une seule ligne de plus ou moins-value sur la commande, avec une description de ce qui a changé. Si la commande est déjà entièrement facturée, le système crée immédiatement une facture de correction séparée ; si une échéance est encore en cours, la dernière échéance la régularise automatiquement.

Puis-je associer une photo à une seule ligne de devis plutôt qu'à l'ensemble du devis ?

Oui. Lors du téléchargement ou de la modification d'une photo, vous choisissez éventuellement la ligne de devis à laquelle elle appartient ; sur le PDF, la photo apparaît alors directement sous cette ligne, en demi-largeur. Si vous laissez le lien vide, la photo reste dans le bloc récapitulatif final, comme auparavant. Utile sur un devis comportant plusieurs produits similaires — quatre volets roulants, par exemple — où une seule bande de photos en fin de document ne montrerait pas quelle photo correspond à quel volet.

Puis-je voir ce qu'une commande coûte réellement à mon propre personnel ?

Oui, avec le bloc Heures et matériaux sur la commande. Votre propre personnel y enregistre les heures et l'utilisation de matériel à un tarif par ligne, et la commande affiche, en plus du chiffre d'affaires et du prix de revient budgété, ce qui a réellement été investi en travail propre. Les factures de sous-traitants n'y figurent volontairement pas : il s'agit du travail d'un tiers, déjà sur sa propre facture, qui ne compte pas — sinon une commande partiellement sous-traitée paraîtrait à tort extrêmement profitable. Si aucun tarif horaire n'est configuré, l'écran le signale à l'avance plutôt que de compter silencieusement 0,00 €.

Puis-je joindre des fichiers séparés à un devis, une commande ou une facture ?

Oui. La boîte de dialogue d'envoi du devis, de la confirmation de commande et de la facture comporte un bloc Pièces jointes supplémentaires : choisissez des fichiers (PDF, photos, documents Office, plans), consultez la liste avec leur taille et supprimez ce que vous ne souhaitez plus. Une limite de 15 Mo par e-mail s'applique, document inclus — les e-mails plus volumineux sont rejetés par les serveurs de messagerie —, et l'écran calcule en direct et bloque à l'avance plutôt que d'échouer seulement au moment de l'envoi.

Puis-je enregistrer des textes standard pour mes e-mails ?

Oui. Vous enregistrez des modèles pour le texte d'accompagnement d'un devis, d'une commande ou d'une facture, et en choisissez un dans la boîte de dialogue d'envoi ; les variables comme le nom du client, le numéro de devis et le numéro de facture sont renseignées avec les données de ce document. Pour chaque modèle, vous pouvez enregistrer une variante anglaise, allemande ou française — si le client parle une de ces langues, cette variante est choisie automatiquement. Les modèles se gèrent dans CRM ; sans l'application CRM, la boîte de dialogue d'envoi fonctionne simplement sans liste de choix.

Puis-je joindre ma propre brochure ou mes conditions à un devis ?

Oui. Téléchargez vos propres PDF dans les paramètres du devis — une brochure d'entreprise, des conditions de garantie, une notice de montage — et ils sont joints derrière chaque PDF de devis, dans l'ordre que vous définissez, après le contenu et avant les conditions générales. Vous pouvez également définir un texte de clôture fixe avec vos coordonnées, qui apparaît sur le devis lui-même, y compris sur les devis issus des configurateurs de châssis et de façade.

Puis-je déterminer ma propre numérotation ?

Oui. Vous définissez par type de document une série avec un préfixe, une structure et un numéro de départ propres, par exemple LSQ2026-00001, et décidez si le compteur repart chaque année. Vous pouvez avoir plusieurs séries en parallèle et indiquer laquelle est la série par défaut.