Rechnungen, die einer Prüfung standhalten

Häufige Fragen

Kann ich einem Geschäftskunden in einem anderen EU-Land Rechnungen stellen?

Ja. Beim Kunden setzen Sie das USt.-Regime auf innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder innergemeinschaftliche Dienstleistung, und die Rechnung rechnet mit 0 % mit dem Pflichthinweis und beiden USt.-IdNrn. darauf. Die Sätze, die ohne die Regelung gelten würden, bleiben sichtbar, denn das verlangt die niederländische Steuerbehörde. Waren und Dienstleistungen werden getrennt erfasst, weil die Zusammenfassende Meldung sie getrennt abfragt.

Was passiert, wenn die USt.-IdNr. meines Kunden nicht stimmt?

Dann geht die Rechnung nicht hinaus. Die Nummer wird bei VIES abgefragt, dem System, an das alle EU-Mitgliedstaaten angeschlossen sind. Existiert sie nicht oder wurde sie widerrufen, blockiert der Versand mit einem Hinweis — bei einem zu Unrecht angewendeten Nullsatz kann die Steuerbehörde die USt. nämlich bei Ihnen nachfordern. Ist VIES einmal nicht erreichbar, geht die Rechnung trotzdem hinaus: eine Störung in Brüssel soll Ihre Rechnungsstellung nicht lahmlegen.

Kann ich meine Zusammenfassende Meldung hieraus entnehmen?

Ja. Unter Zusammenfassende Meldung wählen Sie ein Quartal und sehen je USt.-IdNr. den Gesamtbetrag, mit den zugrunde liegenden Rechnungen daneben, sodass Sie jeden Betrag nachvollziehen können. Gutschriften zählen negativ mit, und Entwürfe zählen nicht mit, sodass die Summe mit Feld 3b Ihrer niederländischen USt.-Erklärung übereinstimmt. Das Einreichen bei der Steuerbehörde erledigen Sie selbst — das ist ein Vorgang mit Haftung, der nach Ihrer eigenen Prüfung erfolgen sollte.

Funktioniert der Zahlungs-QR-Code auf meiner Rechnung bei jeder Bank?

Das hängt von der Art des QR-Codes ab, und das steht auch im Einstellungsbildschirm. Der Bank-QR folgt dem europäischen SEPA-Standard: Sie scannen ihn aus Ihrer Banking-App, und nicht jede niederländische Bank unterstützt ihn — unter anderem Rabobank und ABN AMRO nicht. Der Zahlungslink-QR mit iDEAL, der niederländischen Online-Bezahlmethode, funktioniert bei jeder Bank und mit der gewöhnlichen Kamera, kostet aber Transaktionsgebühren je Zahlung. Sie entscheiden selbst, welcher der beiden — oder beide — auf der Rechnung erscheint.

Kann ich in Raten abrechnen, zum Beispiel 30/60/10?

Ja. Sie hängen einen Zahlungsplan an den Auftrag: eine Reihe von Raten mit je einem Prozentsatz, einem Zeitpunkt — bei Auftragsbestätigung, Produktionsstart, vor oder bei Lieferung, oder bei Fertigstellung — und einer eigenen Zahlungsfrist. Die Prozentsätze müssen zusammen genau 100 % ergeben, sodass nie etwas unberechnet bleibt. Erreicht der Auftrag eine Phase, steht die passende Ratenrechnung bereit, streng nach Reihenfolge: Eine spätere Rate kann nicht vor einer früheren hinausgehen. Die Schemata 30/60/10 (mit Montage) und 50/50 (ohne Montage) sind standardmäßig enthalten, eigene Vorlagen legen Sie zusätzlich an.

Ich habe 9.000 € in Rechnung gestellt, während 7.000 € vereinbart waren — muss ich die ganze Rechnung stornieren?

Nein, Sie stornieren nur die Differenz. Der Gutschriftdialog zeigt die Rechnungspositionen mit dem Betrag, den Sie zurückbuchen, daneben an, voreingestellt auf die gesamte Rechnung: Die ganze Rechnung zu stornieren bleibt also zwei Klicks, und wer nur einen Teil stornieren möchte, passt eine Zahl an. Über den Positionen steht ein Umschalter für inkl. oder exkl. USt., damit Sie den Betrag so eingeben können, wie Sie es mit Ihrem Kunden besprochen haben. Mehr zurückbuchen, als noch offen ist, geht nicht, und Gutschriften, die noch im Entwurf stehen, zählen dabei mit. Arbeiten Sie mit einem Zahlungsplan, zählt die Gutschrift in der Berechnung mit — sonst würde die nächste Rate verringert, um einen Unterschied auszugleichen, der bereits korrigiert wurde, und Sie würden den Auftrag im Saldo zu niedrig abrechnen.

In einer bereits versendeten Rechnung steht ein Fehler. Was nun?

Dann erstellen Sie eine Ersatzrechnung. Die Positionen und Kundendaten gehen in einen neuen Entwurf über, den Sie anpassen; sobald dieser endgültig wird, erhält die ursprüngliche Rechnung den Status Ersetzt. Sie verschwindet nicht und bleibt abrufbar, und beide Rechnungen verweisen aufeinander. Auf dem PDF der neuen Rechnung steht automatisch, welche Rechnung sie ersetzt und dass diese damit entfällt. Das ist möglich, solange die Rechnung nicht bezahlt, storniert oder annulliert ist, und nicht bei einer Ratenrechnung. Beachten Sie: Dies ist keine buchhalterische Gegenbuchung — ist die USt. bereits gemeldet oder steht die Rechnung bereits in Ihrer Buchhaltung, ist eine Gutschrift der richtige Weg. Aus Ihrer täglichen Rechnungsübersicht verschwindet sie wohl, da die Ersatzrechnung daneben steht; der Umschalter Einschließlich ersetzte holt sie zurück, und die Suche findet sie immer.

Kann das System überwachen, dass ich erst nach der Anzahlung produziere?

Ja. Mit einem Zahlungsplan am Auftrag bleibt Produktion starten gesperrt, bis die Anzahlungsrate ausgestellt und vollständig bezahlt ist, und Versenden ist erst möglich, nachdem die zweite Ratenrechnung an den Kunden gegangen ist. Sie rechnen selbst ab — es geht nichts automatisch hinaus —, aber die Reihenfolge kann nicht mehr versehentlich übersprungen werden. Die Schaltflächen bleiben mit dem Grund sichtbar, inklusive des noch offenen Betrags, und je Unternehmen lässt sich die Überwachung ausschalten.

Mein Kunde wohnt in den Niederlanden, aber das Haus steht in Deutschland — welche Förderung erscheint auf dem Angebot?

Die deutsche. Sowohl die niederländische ISDE-Förderung als auch die deutsche BAFA-Förderung hängen am umzubauenden Gebäude und nicht daran, wer die Rechnung bezahlt, also bestimmt die Adresse der Baustelle, was angezeigt wird. Auf dem Bildschirm steht, anhand welcher Adresse das Land bestimmt wurde — Lieferadresse, Kundenadresse oder Rechnungsadresse —, sodass ein falsches Land nie stillschweigend passiert. Ist keine Adresse bekannt, fällt es auf das Land Ihrer eigenen Niederlassung zurück, und auch das steht dabei.

Warum steht bei der deutschen Förderung, dass ich vor der Unterschrift einen Antrag stellen muss?

Weil das bei BAFA, der zuständigen deutschen Bundesbehörde, eine zwingende Voraussetzung ist: Der Antrag muss eingegangen sein, bevor der Auftrag erteilt wird, sonst entfällt der Anspruch. Deshalb steht dieser Hinweis oben im Block, mit den Regelungen, für die er gilt. Die genannten Beträge sind indikativ und aus den veröffentlichten Regelungen abgeleitet; die Bewilligung liegt bei der zuständigen Stelle selbst, und das steht mit klaren Worten darunter.

Kann ich einen vereinbarten Endbetrag festlegen, zum Beispiel genau 15.000 €?

Ja, mit einer Pauschalvereinbarung auf dem Angebot oder Auftrag. Sie tragen den vereinbarten Endbetrag inklusive USt. ein, und das Dokument rechnet sich exakt darauf hin — auf dem PDF erscheint eine Position Korrektur Preisvereinbarung, damit die Aufstellung mit der Summe übereinstimmt. Auf der Rechnung wird diese Korrektur zu einer gewöhnlichen Position, sodass auch eine E-Rechnung gültig bleibt. Ratenrechnungen rechnen automatisch mit dem vereinbarten Betrag.

Kann ich einen Kunden automatisch jeden Monat abrechnen?

Ja. Aus einer bestehenden Rechnung erstellen Sie mit einem Klick eine wiederkehrende Vereinbarung — monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Die Plattform erstellt jede Periode selbst die neue Rechnung mit denselben Positionen und, falls gewünscht, einem Zahlungslink dabei. Die Vereinbarung läuft weiter, bis Sie sie pausieren oder ein Enddatum festlegen; den Betrag passen Sie an, indem Sie die Vereinbarung aktualisieren. Stimmt etwas an Ihren Rechnungsdaten nicht, bleibt die Vereinbarung stehen, und Sie erfahren davon, statt dass stillschweigend nichts passiert.

Kann ich den Rechnungsbetrag automatisch vom Konto meines Kunden abbuchen lassen?

Ja, mit einem automatischen Einzug. Ihr Kunde unterzeichnet einmalig ein SEPA-Mandat über einen Link, den Sie ihm schicken; danach wird jede wiederkehrende Rechnung automatisch von seinem Konto eingezogen. Es läuft über Ihr eigenes angebundenes Zahlungskonto, sodass das Geld direkt bei Ihnen landet und die Plattform den Geldfluss nicht berührt. Der automatische Einzug funktioniert innerhalb des SEPA-Raums und in Euro; für Kunden außerhalb bleibt der gewöhnliche Zahlungslink verfügbar.

Was passiert, wenn ein Einzug zurückgebucht wird?

Ihr Kunde darf einen SEPA-Einzug eine gewisse Zeit lang zurückbuchen. Geschieht das, dreht das System die Zahlung automatisch zurück, setzt die Rechnung wieder auf offen und warnt Sie davor — mit einem Eintrag auf der Rechnungs- und Kundenzeitachse. Die Mahnung nimmt die Rechnung danach wieder auf, als sei sie nicht bezahlt worden, sodass Sie nie denken, etwas sei begleichen, während das Geld tatsächlich zurückgeholt wurde.

Kann ich mein eigenes Briefpapier oder Rechnungsdesign verwenden?

Ja, in drei Varianten. Ein leeres weißes Blatt, auf dem die Rechnung selbst Name, Adresse und Logo gestaltet; Ihr eingescanntes Briefpapier als Hintergrund unter der digitalen Rechnung, mit einer separaten Druckversion ohne Hintergrund für alle mit vorgedrucktem Papier im Drucker; oder ein vorgedrucktes Formular, auf dem Sie selbst festlegen, wo jede Angabe hinkommt, mit Rechnungspositionen, die auf ein Folgeblatt weiterlaufen.

Mein Kunde fragt nach einer Unternehmererklärung für das Warmtefonds. Kann ich die hier erstellen?

Ja. Wählen Sie unter Finanzierung den Fonds — Nationaal Warmtefonds oder SVn, zwei niederländische Förderkredite — und klicken Sie auf die Schaltfläche für die Erklärung. Das offizielle Formular wird mit den Daten Ihres Kunden ausgefüllt, den angekreuzten Maßnahmen (abgeleitet aus den Fensterelementen im Auftrag und anpassbar), dem Unterzeichner, Ort und Datum. Das ist ab dem Angebot, dem Auftrag und einer eigenständigen Rechnung möglich. Auf einer Rechnung ohne Auftrag sind die Maßnahmen nicht angekreuzt, da Rechnungspositionen nicht verraten, um welche Art von Arbeit es sich handelte; die kreuzen Sie dann selbst an.

Kann ich die ISDE-Förderung auf mein Angebot und meine Rechnung setzen?

Ja. Für Privatkunden berechnet das System den erwarteten Förderbetrag anhand der tatsächlichen Glas- oder Fensterfläche und der niederländischen RVO-Sätze und setzt ihn als eigenen Block auf das Angebot — mit der Aufteilung zwischen HR++- und Dreifachverglasung. Auf der Rechnung erscheint die KA-Nummer, und zwar nur auf der letzten Rate und erst, wenn diese vollständig bezahlt ist. Bei Geschäftskunden zeigt das Angebot stattdessen einen Textblock zu Förder- und Finanzierungsregelungen, den Sie selbst ausfüllen können. ISDE ist eine niederländische staatliche Förderung, abgewickelt über die RVO, die niederländische Wirtschaftsförderungsbehörde.

Was passiert, wenn die RVO ihre Maßnahmencode-Liste ändert?

Das merken wir. Die Maßnahmencode-Listen liegen zentral in der Plattform und werden wöchentlich mit der Datei auf rvo.nl, der Website der niederländischen Behörde, verglichen — inhaltlich, denn die RVO verwendet Dateinamen wieder und ändert Listen manchmal stillschweigend. Sobald sich etwas ändert, erhält der Administrator eine Benachrichtigung, die neue Liste einzulesen. Auch die Förderbeträge stammen aus dieser Liste: Neben Ihrem eigenen Satz pro m² sehen Sie, was die RVO für eine Maßnahme und für mehrere angibt, und übernehmen es mit einem Klick. Was in der Liste steht, bleibt übrigens die eigene Verantwortung des Antragstellers: Aus der RVO-Liste lassen sich keine Rechte ableiten, wir machen lediglich einen Vorschlag.

Gehen meine Rechnungen von meiner eigenen E-Mail-Adresse hinaus?

Ja. Es gibt zwei Möglichkeiten. Die schnellste: Sie tragen Ihre eigene Adresse ein, klicken auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail, die Sie dazu erhalten, und setzen sie als Standard — ab dann versendet LSQapps im Namen Ihrer Adresse. Die saubere: Sie binden Ihr eigenes Postfach an (Microsoft 365, Google Workspace oder einen Exchange-Server bei Ihnen im Büro). Dann geht jedes Angebot, jede Rechnung und jede Benachrichtigung tatsächlich über Ihren eigenen Mailserver, mit Ihrem eigenen SPF und DKIM, und eine Kopie bleibt in Ihrem eigenen Gesendete-Objekte-Ordner. Tun Sie keines von beidem, geht die Post über unseren Mailserver hinaus — das funktioniert sofort, aber Ihr Kunde sieht dann eine Absenderadresse von uns.

Was, wenn ich nichts einstelle — kommt meine Rechnung trotzdem an?

Ja. Jede Organisation erhält bei der Einrichtung eine funktionierende Absenderadresse auf unserer Maildomain, und diese Domain ist beim Mailanbieter bereits mit SPF, DKIM und DMARC eingerichtet. Sie können also sofort Angebote und Rechnungen versenden, ohne zuerst etwas an Ihrem DNS zu ändern. Der Bildschirm zeigt vorab, von welcher Adresse aus versendet wird und was nötig ist, um Ihre eigene Adresse zu verwenden, damit Sie nicht erst hinterher entdecken, dass die Antworten Ihres Kunden irgendwo anders ankommen.

Kann ich sehen, was mein Kunde genau erhält?

Ja, vorab und nachträglich. In jedem Versanddialog gibt es eine Vorschau-Schaltfläche, die die E-Mail so zeigt, wie sie versendet wird: derselbe Text, dieselbe Sprache, dieselbe Absenderadresse und derselbe Abschluss, mit den Anhängen als Namensliste darunter. Diese Vorschau versendet nichts und speichert nichts. Nachträglich steht jede versendete Angebots-, Auftrags- und Rechnungs-E-Mail im Archiv Gesendete E-Mails, wo Sie sie genau so nachlesen, wie sie hinausging, mit dem Zustellstatus und der Liste der mitgesendeten Anhänge. Praktisch, wenn ein Kunde Monate später behauptet, etwas anderes gelesen zu haben.

Mein Kunde wählt nach der Rechnung doch noch eine andere Farbe — muss ich dann alles neu machen?

Nein. Am Auftrag steht oberhalb der Positionen der Block Design im Bulk ändern. Kreuzen Sie die Fensterelemente an (oder nichts: dann alle), ändern Sie nur das Feld, das sich ändert — zum Beispiel Farbe außen und innen —, und klicken Sie auf Anwenden. Das Design wird angepasst, sodass Zeichnung, Fensterliste, Bestellformular und Glasliste sofort die neue Farbe zeigen. Die bestehenden Positionen und die Rechnung bleiben unangetastet; die Preisdifferenz zwischen altem und neuem Design landet als eine einzige Mehr- oder Minderaufwandsposition am Auftrag, mit einer Beschreibung, was sich geändert hat. Ist der Auftrag bereits vollständig abgerechnet, erstellt das System dafür sofort eine separate Korrekturrechnung; läuft noch eine Rate, verrechnet die Schlussrate es automatisch.

Kann ich ein Foto mit einer einzelnen Angebotsposition verknüpfen statt mit dem ganzen Angebot?

Ja. Beim Hochladen oder Bearbeiten eines Fotos wählen Sie optional die Angebotsposition, zu der es gehört; auf dem PDF erscheint das Foto dann direkt unter dieser Position, in halber Breite. Lassen Sie die Verknüpfung leer, landet das Foto wie bisher im Übersichtsblock am Ende. Praktisch bei einem Angebot mit mehreren gleichartigen Produkten — zum Beispiel vier Rollläden —, bei dem ein einziger Fotostreifen am Ende nicht zeigt, welches Foto zu welchem Rollladen gehört.

Kann ich sehen, was ein Auftrag mein eigenes Personal wirklich kostet?

Ja, mit dem Block Stunden und Material am Auftrag. Eigenes Personal erfasst dort Stunden und Materialverbrauch zu einem Satz je Position, und der Auftrag zeigt neben dem Umsatz und dem kalkulierten Einstandspreis auch, was tatsächlich an eigener Arbeit eingeflossen ist. Rechnungen von Subunternehmern gehören bewusst nicht dazu: Das ist Arbeit eines Dritten, steht bereits auf dessen eigener Rechnung und zählt nicht mit — sonst würde ein teilweise ausgelagerter Auftrag fälschlich als extrem profitabel erscheinen. Ist kein Stundensatz eingerichtet, meldet der Bildschirm das vorab, statt stillschweigend 0,00 € zu zählen.

Kann ich einzelne Dateien mit einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung mitschicken?

Ja. Im Versanddialog des Angebots, der Auftragsbestätigung und der Rechnung gibt es einen Block Zusätzliche Anhänge: Wählen Sie Dateien aus (PDF, Fotos, Office-Dokumente, Zeichnungen), sehen Sie die Liste mit Größe und entfernen Sie, was Sie nicht mehr möchten. Es gilt eine Grenze von 15 MB je E-Mail inklusive des Dokuments selbst — größere E-Mails werden von Mailservern abgelehnt —, und der Bildschirm rechnet live mit und blockiert vorab, statt erst beim Versenden zu scheitern.

Kann ich Standardtexte für meine E-Mails festlegen?

Ja. Sie legen Vorlagen für den Begleittext bei einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung fest und wählen eine im Versanddialog aus; Platzhalter wie Kundenname, Angebotsnummer und Rechnungsnummer werden mit den Daten dieses Dokuments gefüllt. Je Vorlage können Sie eine englische, deutsche oder französische Variante festlegen — spricht der Kunde eine dieser Sprachen, wird diese Variante automatisch gewählt. Vorlagen verwalten Sie in CRM; ohne die CRM-App funktioniert der Versanddialog einfach ohne Auswahlliste.

Kann ich meine eigene Broschüre oder meine Bedingungen mit einem Angebot mitschicken?

Ja. Laden Sie Ihre eigenen PDFs in den Angebotseinstellungen hoch — eine Firmenbroschüre, Garantiebedingungen, eine Montageanleitung — und sie werden hinter jedem Angebots-PDF angefügt, in der Reihenfolge, die Sie festlegen, nach dem Inhalt und vor den allgemeinen Geschäftsbedingungen. Zusätzlich können Sie einen festen Abschlusstext mit Ihren Kontaktdaten einstellen, der auf dem Angebot selbst erscheint, auch bei Angeboten aus den Fenster- und Fassadenkonfiguratoren.

Kann ich meinen eigenen Nummernkreis festlegen?

Ja. Sie legen je Dokumentart einen Kreis mit eigenem Präfix, Aufbau und Startnummer fest, zum Beispiel LSQ2026-00001, und bestimmen, ob der Zähler jedes Jahr neu beginnt. Sie können mehrere Kreise nebeneinander haben und festlegen, welcher der Standard ist.