Overleg bij het dossier, niet in WhatsApp
Een collega heeft een vraag over een werkopdracht. Ligt de zending al bij de chauffeur? Klopt de maat op deze inkooporder wel? Het antwoord komt bijna nooit via het dossier zelf — het gaat via een appje, een losse mail of gewoon even lopen. Handig op het moment zelf, maar een week later is niemand meer te achterhalen wie wat wanneer heeft gezegd. Het dossier zwijgt erover.
Het gesprek staat waar de vraag ontstaat
Bij een werkopdracht, een productieorder, een zending of rit, een inkooporder en een werkinstructie staat nu een chatknop in de actiebalk. Je opent ‘m als zijpaneel, naast het dossier dat je toch al open hebt staan — niet in een aparte app die je moet opzoeken. Iedereen die bij het dossier hoort, kan meelezen en meepraten. Een collega die er later bij komt, leest het gesprek gewoon terug: het staat bij de zaak, niet in iemands telefoongeschiedenis.
CRM en Verkoop hadden dit al voor klantkaarten, offertes en facturen; het gesprek is nu verbreed naar werkopdrachten, productieorders, transport en inkoop.
Ook zonder dossier: direct een collega aanspreken
Niet elke vraag hoort bij een dossier. Daarom kun je nu ook rechtstreeks een collega aanspreken, zonder eerst iets aan te maken. Via het belletje bovenin kies je een collega uit je organisatie en begin je een gesprek — het verschijnt in je postvak met de naam van je gesprekspartner erbij, niet met een kale titel die je moet raden.
Bijlage erbij, reactie erop, terugzoeken
Een overleg is zelden alleen tekst. Je stuurt nu tot vijf foto’s of pdf’s mee per bericht (tot 10 MB), en een korte reactie met een emoji zegt vaak genoeg zonder dat er een nieuw bericht bij hoeft. Tijdens het typen ziet je gesprekspartner dat er een antwoord onderweg is. En is een eerder gesprek kwijt in de geschiedenis, dan zoek je er nu doorheen vanuit je postvak.
Foto’s die je meestuurt, gaan automatisch door een eigen bewerking: verkleind en ontdaan van locatiegegevens, zodat een bijlage nooit meer prijsgeeft dan bedoeld. Downloaden kan alleen via een link die na een paar minuten verloopt.
Ook de klant kan meepraten
Voor gesprekken die je bewust voor de klant openstelt — zoals bij een offerte — werkt hetzelfde paneel ook in het klantportaal: bijlagen, reacties en de indeling van wie links en wie rechts staat, precies zoals in je eigen postvak.
Voor wie dit is
Voor iedereen die met collega’s overlegt over een lopend dossier en het zat is om achteraf uit te zoeken in welke app dat overleg stond. Het gesprek staat voortaan op de plek waar de vraag ontstond.
