LSQ AI Mail of Microsoft Copilot in Outlook: een eerlijke vergelijking

Twee manieren om AI bij je mail te zetten

Microsoft Copilot (tot voor kort Microsoft 365 Copilot) zit in de apps van Microsoft 365. In Outlook helpt hij met samenvatten en opstellen, en dezelfde assistent werkt in Teams, Word, Excel en PowerPoint. Hij is een aanvulling op een Microsoft 365-abonnement en gaat uit van mailboxen in Exchange Online.

LSQ AI Mail is een webapp die je postbus meeleest. Elke mail krijgt een analyse van bedoeling, urgentie en de actie die nodig is. AI Mail zet een concept klaar in jouw toon, op basis van een kennislaag die per organisatie wordt opgebouwd. Je werkt ernaast, niet erin: AI Mail is een tweede scherm naast je mailprogramma.

Welke postbus je hebt, bepaalt veel

Volgens de documentatie van Microsoft heeft Copilot een primaire mailbox in Exchange Online nodig voor alles wat met mail en agenda te maken heeft. Een mailbox op een eigen Exchange-server of bij een IMAP-provider valt daarbuiten.

AI Mail koppelt met Microsoft 365, Gmail en Google Workspace, een eigen Exchange-server via EWS en IMAP. Wie geen eigen postbus wil koppelen, kan een ontvangstadres op het platform gebruiken. Bij IMAP en een ontvangstadres leest AI Mail alleen mee: concepten versturen en agendakoppeling werken daar niet.

Een gedeelde info@-postbus kan van de hele organisatie zijn. Iedereen ziet de mail dan met dezelfde analyse, en antwoorden gaan vanaf het gedeelde adres.

Wie leest je mail mee?

Dit is voor veel kantoren de eigenlijke vraag. De feiten:

• Microsoft is een Amerikaans bedrijf. Voor klanten in de EU is Copilot volgens Microsoft een dienst binnen de EU-databoundary. Microsoft schrijft ook dat aanroepen naar het taalmodel bij drukte naar andere regio’s kunnen gaan, maar dat EU-verkeer binnen de databoundary blijft, en dat modellen van Anthropic daar op dit moment buiten vallen.
• LSQapps is van Oostsoft Pro B.V. in Bedum en draait bij Hetzner in Duitsland. Welke AI-provider de mail leest, stel je per organisatie in. Kies je een Europese provider, zoals Mistral, een model bij Hetzner of een eigen Ollama-server, dan blijft het hele traject in Europa. Kies je OpenAI of Anthropic, dan is dat jouw keuze, en ook die kun je met een eigen sleutel instellen.

Een beheerder ziet bij elk bericht welk model eraan heeft gewerkt. Dat is handig als een klant of een toezichthouder vraagt waar zijn gegevens zijn geweest.

Vertrouwen opbouwen in stappen

AI Mail kan meer dan concepten schrijven: regels kunnen een mail archiveren, een afspraak voorstellen of een factuur doorsturen. Elke regel begint op meekijken. Je ziet wat AI Mail zou doen en krijgt een melding, maar er verandert niets aan je mail. Pas als je tevreden bent, zet je die ene regel op automatisch. Gaat hij te ver, dan zet je hem met één klik terug.

Wat er na de mail gebeurt

In Microsoft 365 is Copilot sterk binnen de Microsoft-apps. AI Mail is sterk binnen het LSQapps-platform:

• een mailwisseling wordt een contactmoment op de klantkaart in het CRM, alleen als de klant met zekerheid te herkennen is;
• de tijd die een mail kostte, kan een voorstel worden in Time Tracker, dat jij bevestigt;
• een afspraak uit een mail gaat in de agenda van je gekoppelde postbus;
• een bedrag uit een factuur of uit de mailtekst gaat naar de betalingsplanning, met het citaat erbij.

Wat AI Mail niet heeft

• AI Mail zit niet in Outlook. Je opent een tweede scherm.
• Een herinnering als een verzonden mail onbeantwoord blijft, vergaderverslagen en het toewijzen van een gesprek aan een collega zitten er niet in.
• Koppelingen met CRM’s buiten het platform, zoals HubSpot of Salesforce, zijn er niet.