Ledenadministratie voor je sportvereniging

Wat het kan

• Leden en abonnementen

  Houd ledengegevens, lidmaatschappen en contributie netjes bij, met overzicht van wie betaald heeft en wie niet. Zegt een lid op, dan zie je eerst wat er nog openstaat en welke cursussen doorlopen, en kies je per inschrijving of het bedrag vervalt of blijft staan — zodat je niet doorfactureert aan iemand die al weg is.

• Cursussen en lessen

  Plan cursussen en lessen en laat leden zich inschrijven, zodat groepen en deelnemers altijd kloppen.

• Contributie factureren en innen

  Maak de contributiefacturen per seizoen aan en int ze met een SEPA-incassobestand voor je bank, of laat leden met iDEAL betalen via je eigen Mollie-account. Het financieel overzicht toont per jaar en per maand wat er binnenkwam en welke kosten je uit het bankafschrift hebt gekoppeld.

• Ledenportaal: leden regelen het zelf

  Leden wijzigen hun adres en telefoonnummer zelf, zien hun gezin en facturen, schrijven zich in voor cursussen die de club openzet en zeggen zelf op. Een nieuwe naam, geboortedatum of IBAN, of een kind koppelen, wordt een aanvraag die de ledenadministratie eerst controleert. Het lid krijgt de uitkomst per mail, en bij een afwijzing ook de reden.

• Proefles, wachtlijst en inschrijven

  Zet iemand na een proefles in één stap om naar lid, zonder dat er een dubbel lid ontstaat, en schrijf hem desgewenst meteen in. Zit een cursus vol, dan komen nieuwe aanmeldingen op de wachtlijst. Valt er een plek vrij, dan krijgt de volgende een aanbod met een termijn; laat die het verlopen, dan schuift het aanbod door. Het overzicht laat zien hoeveel proeflessen er een lid opleveren.

• Bankafschrift inlezen, ook als CAMT.053

  Lees het afschrift van de bank in (CAMT.053, MT940, CSV, OFX of QIF) en de betalingen worden aan leden gekoppeld, uitgaven aan kostenposten. Een storno wordt gekoppeld aan de incasso waar hij bij hoort, en hetzelfde afschrift twee keer inlezen levert geen dubbele boekingen op.

• Creditnota's in de ledenfacturatie

  Crediteer een ledenfactuur helemaal of alleen de regels die niet kloppen, met een eigen doorlopende nummering. Het openstaande bedrag, de betaallink en de incasso lopen mee; was de factuur al betaald, dan markeer je het tegoed als terugbetaald. De creditnota gaat als PDF per mail en staat in het ledenportaal.

• Bestuursvergaderingen, van agenda tot actielijst

  Leg het bestuur vast met functie en ingangsdatum, en plan vergaderingen met deelnemers en een actielijst die je op volgorde sleept en volledig bewerkt. Neem de vergadering op, en de notulen, besluiten, actiepunten en de rondvraag komen er als concept uit. Namen worden aan de juiste bestuurders gekoppeld, en de notulen gaan als PDF de deur uit.

• Toernooischema in één keer gepland

  Geef op wie er meedoen, hoeveel velden of banen er zijn en hoe lang een wedstrijd duurt, en het schema rolt eruit: poules, de volgorde waarin iedereen tegen iedereen speelt, en wie er teldienst heeft. Elke deelnemer krijgt zijn eigen speelschema, en de wedstrijdbriefjes voor aan de tafel print je in één keer.

• Americano: elke ronde een andere partner

  Naast enkel en dubbel is er de mix- of americanovorm: iedereen schrijft zich individueel in, speelt elke ronde met een andere partner, en staat als losse speler op de ranglijst. Uitkomst voor een oneven groep, of voor een tweede ronde waarin je juist niet met vaste koppels wilt spelen. Het schema rolt er met één knop uit.

• Ook een toernooi over twee dagen

  Loopt het over een weekend of over twee avonden, dan geef je per speeldag de datum, de begintijd en het aantal ronden. Het rooster blijft één doorlopende reeks wedstrijden; alleen de klok en de datum lopen mee met de dag waarop een wedstrijd valt. Op de briefjes voor aan de tafel staat de datum er dan bij.

• En dan loopt de dag anders

  Iemand zegt af, een baan valt uit, of het loopt een half uur uit. Herplannen laat eerst zien wát er verandert voordat je het toepast: wedstrijden die al gespeeld of bezig zijn blijven staan, er wordt niets vóór het eerstvolgende vrije moment ingepland, en een wedstrijd houdt zijn nummer — dat staat immers op papier in iemands hand.

• Eén wedstrijd verschuiven, zonder de dag te herplannen

  Is een speler even weg of valt er een baan vrij? Sleep de wedstrijd naar een ander vak, of kies hem in de kiezer — ook met toetsenbord of op een tablet. Alleen de vakken waar hij mag staan lichten op, en op een bezet vak wissel je om. Meldt iemand zich af, dan vervallen zijn resterende wedstrijden meteen; een nieuwe deelnemer plan je in zonder dat de rest schuift.

• Zaalscherm, spelerspagina en uitslagen — zonder account

  Op de zaalschermen loopt de stand mee, elke deelnemer scant de QR-code op zijn schema en ziet zijn eigen wedstrijden, en na afloop staan de uitslagen op een pagina die je kunt delen. Wie de QR-code niet scant, typt een korte link over. Wie ooit meedeed, houdt zijn toernooihistorie op zijn ledenkaart.