Eén registratie per bezoek
Elk contactmoment in CRM kan een registratie krijgen: gewerkte tijd, reistijd, kilometers en onkosten, met een uursoort erbij (intake, advies, rapportage, reistijd, overleg of overig) en een toelichting bij de kosten. Eén registratie per bezoek, dus je hoeft achteraf niet te puzzelen welke regel bij welk gesprek hoorde.
Tijd wordt in minuten bewaard, niet in decimale uren. Een gesprek van 1 uur 20 is 80 minuten en geen 1,333…; bij het optellen van een maand aan regels loopt dat laatste zichtbaar uit de pas met wat er getypt is. Invoeren mag wél decimaal.
Goedkeuring als harde stap
Een registratie loopt van concept naar ingediend en dan naar goedgekeurd of afgekeurd. Zodra een regel is ingediend, staat hij vast: wijzigen kan niet meer, want anders zegt een goedkeuring niets over wat er nu in staat. Een afgekeurde regel gaat mét reden terug naar concept — herzien en opnieuw indienen. Goedkeuren doet een beheerder of eigenaar van de omgeving, en nooit voor zijn eigen registraties. Goedkeuren en afkeuren worden vastgelegd, met wie het deed en wanneer.
Trajecten aan de klantkaart
Een traject is een dun dossier bij een relatie: een naam, de regeling waar het onder valt, de verantwoordelijke consultant en een status (actief of gearchiveerd). Activiteiten hang je eraan, zodat de bezoeken, de verslagen en de uren van een begeleidingstraject bij elkaar staan in plaats van verspreid over de tijdlijn.
Uitwerking van het gesprek
Neem je een gesprek op, dan komt de uitwerking als samenvatting bij de activiteit te staan. Staat de consultantstand aan, dan vraagt CRM de analyse om drie dingen extra: de vraagstukken die je gesprekspartner inbracht, de adviezen die je gaf en de punten die nog uitgezocht moeten worden. Je krijgt dat te zien als voorgevuld formulier — controleren en bewaren doe jij.
Export per periode
Kies een begin- en einddatum en download een CSV met de registraties uit die periode: standaard alleen de goedgekeurde regels, desgewenst alles. De periode kijkt naar de datum van het bezoek, niet naar wanneer de regel is ingediend, en het bestand opent zonder gedoe in Excel (puntkomma, decimale komma). Wat je daarna met het bestand doet — inlezen in de urenverwerking of de boekhouding — staat los van CRM.
Aanzetten per omgeving
De consultant-functies staan standaard uit. Een beheerder zet ze aan in de CRM-instellingen; die wijziging wordt vastgelegd. Zonder die stand blijft CRM precies wat het was, zonder extra velden op de klantkaart.