Het werk van de avond
Een adviseur doet het werk aan tafel bij de klant. Het vastleggen gebeurt daarna: ‘s avonds het verslag uittikken zolang het gesprek nog vers is, en aan het eind van de maand de uren, de reistijd en de kilometers reconstrueren uit de agenda. Wie zich verantwoordt richting een opdrachtgever of een subsidieverstrekker is daar nog dagen extra mee kwijt, want die cijfers staan in een ander bestand dan de verslagen — en de twee sluiten zelden op elkaar aan.
Dat werk verdwijnt niet vanzelf. Het kan wel gedaan worden op het moment zelf, bij de klant op de stoep, in plaats van ‘s avonds achter de laptop.
Vastleggen in drie stappen
- Onderweg vastleggen. In de mobiele app kies je de relatie en neem je het gesprek op, of je typt een korte notitie. Het geluid gaat in stukken naar de server en de verzending is hervatbaar, dus een gesprek van een uur komt ook binnen als je onderweg door een gat in het bereik rijdt. Wat je vastlegt verschijnt als activiteit op de tijdlijn van de klant — dezelfde tijdlijn als op het web, geen apart mobiel hoekje.
- AI werkt uit, jij keurt goed. Van de opname komt een samenvatting terug, en voor adviestrajecten drie lijsten erbij: welke vraagstukken je gesprekspartner inbracht, welke adviezen je gaf en wat er nog uitgezocht moet worden. Die vullen het activiteitformulier voor. Jij leest na, corrigeert en bewaart; er gaat niets automatisch naar de klant of de opdrachtgever.
- Uren en kosten in dezelfde handeling. Bij hetzelfde bezoek leg je gewerkte tijd, reistijd, kilometers en onkosten vast, met een uursoort erbij — intake, advies, rapportage, overleg. Een regel gaat van concept naar ingediend en daarna naar goedgekeurd of afgekeurd, en wie goedkeurt doet dat nooit met zijn eigen regels.
Een ingediende of goedgekeurde regel staat vast en is niet meer te wijzigen; anders is “goedgekeurd” een uitspraak over iets wat daarna nog veranderd kan zijn. Een afgekeurde regel gaat mét reden terug naar concept, want dat is precies wat afkeuren betekent: herzien en opnieuw indienen.
Trajecten en verantwoording
Loopt het werk bij een klant over meerdere bezoeken — een begeleidingstraject, een regeling, een subsidie — dan hang je die bezoeken aan een traject: een dossier bij de klant met een naam, de regeling waar het onder valt en de verantwoordelijke consultant. Wat er in dat dossier gebeurde staat daarmee bij elkaar, inclusief de uren en de kilometers die eraan besteed zijn.
Voor de administratie exporteer je een periode als CSV: per regel het bezoek, de klant, het traject, de consultant, de tijd, de kilometers en de kosten. Standaard alleen wat is goedgekeurd, desgewenst alles. Het bestand is gemaakt om zonder bewerking in te lezen in de urenverwerking of de boekhouding die je al gebruikt; welk pakket dat is, maakt niet uit.
Wat er met een opname gebeurt
Een gesprek opnemen doe je met medeweten van je gesprekspartner. Dat is jouw afspraak aan tafel, geen instelling in de software — en het is de reden dat we er hier expliciet over zijn.
Wat het platform wél regelt: alles draait op eigen infrastructuur in Europese datacenters, zonder verplichte doorvoer naar de Verenigde Staten. De samenvatting blijft bij de activiteit staan; het ruwe transcript alleen als je omgeving daarvoor kiest, met een zelf ingestelde bewaartermijn in dagen. Het geluid blijft standaard zeven dagen staan zodat je de uitwerking kunt nakijken tegen wat er echt gezegd is, en verdwijnt daarna automatisch. De consultant-functies staan standaard uit en worden per omgeving aangezet; die wijziging wordt vastgelegd.
Voor wie
Advies- en ingenieursbureaus die op uurbasis werken en per opdracht verantwoorden. Advies- en begeleidingsorganisaties die met een subsidie of een regeling werken en per traject moeten laten zien wat er gedaan is — energiecoaches, woonbegeleiding, ondernemersondersteuning. Arbo-, HR- en verzuimadviseurs die bij werkgevers aan tafel zitten en hun bezoeken netjes willen vastleggen. En elke organisatie met adviseurs in het veld die nu twee administraties bijhoudt: één met verslagen en één met uren.
De apps eromheen
CRM is de basis: de klantkaart, de tijdlijn, de trajecten, de registraties en de export zitten daar. Met LSQApp leg je onderweg vast, in Agenda staan de bezoeken, en met Bonnen fotografeer je een parkeerbon of een lunch zodat het bedrag en de btw eruit gelezen worden. Time Tracker gebruik je voor de uren die níét aan een klantbezoek hangen — voorbereiding, kantoordagen, interne projecten.
Daarnaast: CRM Documenten zet een verslag of rapportage uit een sjabloon in een PDF, Klantenportaal deelt die veilig met de klant of laat ‘m ondertekenen, Subsidies houdt aanvraag en verantwoording bij voor wie met een regeling werkt, en AI Mail houdt de correspondentie met opdrachtgevers bij. Je activeert alleen wat je gebruikt. De schermen zijn er in het Nederlands, Engels, Frans en Duits.
Wil je zien hoe dit bij jouw manier van werken past? Neem contact op voor een demo, of maak een account aan.
