Una registrazione per visita
Ogni contatto in CRM può ricevere una registrazione: tempo lavorato, tempo di viaggio, chilometri e spese, con un tipo di ora associato (contatto iniziale, consulenza, rendicontazione, viaggio, riunione o altro) e una nota sulle spese. Una registrazione per visita, così non deve ricostruire a posteriori quale riga corrisponda a quale colloquio.
Il tempo viene conservato in minuti, non in ore decimali. Un colloquio di 1 ora e 20 corrisponde a 80 minuti e non a 1,333…; sommando le righe di un mese, questa differenza diventa visibile rispetto a quanto è stato digitato. L’inserimento in formato decimale resta comunque possibile.
L’approvazione come passaggio obbligatorio
Una registrazione passa da bozza a inviata e poi ad approvata o respinta. Una volta inviata, una riga è bloccata: non può più essere modificata, altrimenti un’approvazione non direbbe più nulla su ciò che effettivamente contiene. Una riga respinta torna in bozza con un motivo — da rivedere e inviare di nuovo. L’approvazione viene fatta da un amministratore o dal titolare dell’ambiente, e mai per le proprie registrazioni. Approvazione e rifiuto vengono registrati, con chi li ha effettuati e quando.
Incarichi collegati alla scheda cliente
Un incarico è una pratica sintetica presso un contatto: un nome, la misura a cui appartiene, il consulente responsabile e uno stato (attivo o archiviato). Vi si collegano le attività, così le visite, i resoconti e le ore di un percorso di accompagnamento restano raggruppati invece che sparsi nella cronologia.
Elaborazione del colloquio
Se registra un colloquio, l’elaborazione compare come riassunto sull’attività. Se la modalità consulente è attiva, l’analisi di CRM richiede inoltre tre elementi aggiuntivi: le questioni poste dal suo interlocutore, i consigli dati e i punti che restano da verificare. Li riceve come modulo precompilato — a Lei il controllo e il salvataggio.
Esportazione per periodo
Scelga una data di inizio e di fine e scarichi un CSV con le registrazioni di quel periodo: per impostazione predefinita solo le righe approvate, se lo desidera tutte. Il periodo considera la data della visita, non quella di invio della riga, e il file si apre senza difficoltà in Excel (punto e virgola, virgola decimale). Ciò che farà poi del file — importarlo nella gestione delle ore o nella contabilità — non riguarda CRM.
Attivazione per ambiente
Le funzioni per consulenti sono disattivate per impostazione predefinita. Un amministratore le attiva nelle impostazioni di CRM; questa modifica viene registrata. Senza questa attivazione, CRM resta esattamente com’era, senza campi aggiuntivi sulla scheda cliente.