Une saisie par visite
Chaque point de contact dans CRM peut recevoir une saisie : temps travaillé, temps de trajet, kilomètres et frais, avec un type d’heure (prise de contact, conseil, rapport, trajet, réunion ou autre) et un commentaire sur les frais. Une saisie par visite, pour ne pas devoir reconstituer après coup quelle ligne correspond à quel entretien.
Le temps est enregistré en minutes, pas en heures décimales. Un entretien de 1 heure 20 représente 80 minutes et non 1,333… ; en additionnant les lignes d’un mois, cet écart devient visible par rapport à ce qui a été saisi. La saisie décimale reste cependant possible.
L’approbation comme étape obligatoire
Une saisie passe de brouillon à soumise, puis à approuvée ou rejetée. Une fois soumise, une ligne est verrouillée : elle ne peut plus être modifiée, sinon une approbation ne garantirait plus rien quant à son contenu actuel. Une ligne rejetée revient au brouillon avec un motif — à revoir puis à soumettre à nouveau. L’approbation est effectuée par un administrateur ou le propriétaire de l’environnement, jamais pour ses propres saisies. L’approbation et le rejet sont enregistrés, avec qui l’a fait et quand.
Missions liées à la fiche client
Une mission est un dossier succinct attaché à un contact : un nom, le dispositif dont elle relève, le consultant responsable et un statut (actif ou archivé). Vous y rattachez des activités, afin que les visites, les comptes rendus et les heures d’une mission d’accompagnement restent regroupés plutôt que dispersés dans la chronologie.
Compte rendu de l’entretien
Si vous enregistrez un entretien, le compte rendu apparaît en résumé sur l’activité. Si le mode consultant est activé, l’analyse de CRM demande en plus trois éléments : les sujets soulevés par votre interlocuteur, les conseils que vous avez donnés et les points qui restent à approfondir. Vous recevez cela sous forme de formulaire pré-rempli — à vous de le vérifier et de l’enregistrer.
Export par période
Choisissez une date de début et de fin et téléchargez un CSV avec les saisies de cette période : par défaut uniquement les lignes approuvées, ou toutes si vous le souhaitez. La période se base sur la date de la visite, pas sur la date de soumission de la ligne, et le fichier s’ouvre sans souci dans Excel (point-virgule, virgule décimale). Ce que vous faites ensuite du fichier — l’importer dans le traitement des heures ou la comptabilité — ne relève pas de CRM.
Activation par environnement
Les fonctions consultant sont désactivées par défaut. Un administrateur les active dans les paramètres de CRM ; ce changement est enregistré. Sans cette activation, CRM reste exactement ce qu’il était, sans champ supplémentaire sur la fiche client.