Eine Erfassung pro Besuch
Jeder Kontaktmoment in CRM kann eine Erfassung erhalten: geleistete Zeit, Reisezeit, Kilometer und Spesen, zusammen mit einer Stundenart (Intake, Beratung, Berichterstattung, Reisezeit, Besprechung oder Sonstiges) und einer Erläuterung zu den Spesen. Eine Erfassung pro Besuch, sodass Sie hinterher nicht rätseln müssen, welche Zeile zu welchem Gespräch gehörte.
Zeit wird in Minuten gespeichert, nicht in Dezimalstunden. Ein Gespräch von 1 Stunde 20 ist 80 Minuten und nicht 1,333…; beim Zusammenrechnen eines Monats an Zeilen weicht das sonst merklich von dem ab, was eingegeben wurde. Die Eingabe darf dennoch dezimal erfolgen.
Freigabe als Pflichtschritt
Eine Erfassung geht von Entwurf über eingereicht zu genehmigt oder abgelehnt. Sobald eine Zeile eingereicht ist, steht sie fest: Ändern ist nicht mehr möglich, denn sonst würde eine Genehmigung nichts mehr über den aktuellen Stand aussagen. Eine abgelehnte Zeile geht mit Begründung zurück zum Entwurf — überarbeiten und erneut einreichen. Genehmigen tut ein Administrator oder Eigentümer der Umgebung, und nie für die eigenen Erfassungen. Genehmigen und Ablehnen werden protokolliert, inklusive wer es wann getan hat.
Projekte an der Kundenakte
Ein Projekt ist eine schlanke Akte bei einem Kontakt: ein Name, die Regelung, unter die es fällt, der verantwortliche Berater und ein Status (aktiv oder archiviert). Aktivitäten hängen Sie daran, sodass die Besuche, die Berichte und die Stunden eines Betreuungsprojekts zusammenbleiben, statt über die Zeitleiste verteilt zu sein.
Ausarbeitung des Gesprächs
Nehmen Sie ein Gespräch auf, erscheint die Ausarbeitung als Zusammenfassung bei der Aktivität. Ist der Beratermodus aktiv, fragt die Analyse in CRM zusätzlich drei Dinge ab: die Themen, die Ihr Gesprächspartner einbrachte, die Ratschläge, die Sie gaben, und die Punkte, die noch zu klären sind. Sie erhalten das als vorausgefülltes Formular — prüfen und speichern übernehmen Sie selbst.
Export nach Zeitraum
Wählen Sie ein Start- und Enddatum und laden Sie eine CSV-Datei mit den Erfassungen aus diesem Zeitraum herunter: standardmäßig nur die genehmigten Zeilen, bei Bedarf alle. Der Zeitraum richtet sich nach dem Datum des Besuchs, nicht danach, wann die Zeile eingereicht wurde, und die Datei öffnet sich in Excel ohne Umstände (Semikolon, Dezimalkomma). Was Sie danach mit der Datei tun — Einlesen in die Lohnabrechnung oder die Buchhaltung — liegt außerhalb von CRM.
Pro Umgebung aktivieren
Die Beraterfunktionen sind standardmäßig ausgeschaltet. Ein Administrator schaltet sie in den CRM-Einstellungen ein; diese Änderung wird protokolliert. Ohne diese Einstellung bleibt CRM genau das, was es war, ohne zusätzliche Felder in der Kundenakte.