Die Arbeit am Abend
Ein Berater erledigt die Arbeit beim Kunden am Tisch. Das Erfassen folgt danach: abends den Bericht tippen, solange das Gespräch noch frisch ist, und am Ende des Monats Stunden, Reisezeit und Kilometer aus dem Kalender rekonstruieren. Wer sich gegenüber einem Auftraggeber oder einer Förderstelle verantworten muss, verliert damit noch zusätzliche Tage, denn diese Zahlen stehen in einer anderen Datei als die Berichte — und beide passen selten zusammen.
Diese Arbeit verschwindet nicht von selbst. Sie kann aber im Moment selbst erledigt werden, direkt beim Kunden, statt abends am Laptop.
Erfassen in drei Schritten
- Unterwegs erfassen. In der mobilen App wählen Sie den Kontakt aus und nehmen das Gespräch auf, oder Sie tippen eine kurze Notiz. Der Ton wird in Teilen an den Server übertragen und die Übertragung ist fortsetzbar, sodass ein einstündiges Gespräch auch ankommt, wenn Sie unterwegs durch ein Funkloch fahren. Was Sie erfassen, erscheint als Aktivität auf der Zeitleiste des Kunden — derselben Zeitleiste wie im Web, keine separate mobile Ecke.
- KI arbeitet aus, Sie geben frei. Aus der Aufnahme entsteht eine Zusammenfassung, und bei Beratungsaufträgen zusätzlich drei Listen: welche Fragen Ihr Gesprächspartner einbrachte, welche Ratschläge Sie gaben und was noch zu klären ist. Diese füllen das Aktivitätsformular vor. Sie lesen es durch, korrigieren und speichern; an den Kunden oder Auftraggeber geht nichts automatisch.
- Stunden und Kosten im selben Arbeitsschritt. Bei demselben Besuch erfassen Sie geleistete Zeit, Reisezeit, Kilometer und Auslagen, zusammen mit einer Stundenart — Intake, Beratung, Berichterstattung, Besprechung. Ein Eintrag geht von Entwurf zu eingereicht und danach zu freigegeben oder abgelehnt, und wer freigibt, tut das nie bei seinen eigenen Einträgen.
Ein eingereichter oder freigegebener Eintrag ist festgeschrieben und nicht mehr zu ändern; sonst wäre „freigegeben” eine Aussage über etwas, das sich danach noch ändern könnte. Ein abgelehnter Eintrag geht mit Begründung zurück zu Entwurf, denn genau das bedeutet Ablehnen: überarbeiten und erneut einreichen.
Vorhaben und Nachweis
Läuft die Arbeit bei einem Kunden über mehrere Besuche — eine Begleitung, eine Regelung, eine Förderung — dann hängen Sie diese Besuche an ein Vorhaben: eine Akte beim Kunden mit einem Namen, der Regelung, unter die sie fällt, und dem verantwortlichen Consultant. Was in dieser Akte geschah, steht damit beieinander, einschließlich der Stunden und Kilometer, die dafür aufgewendet wurden.
Für die Verwaltung exportieren Sie einen Zeitraum als CSV: pro Zeile der Besuch, der Kunde, das Vorhaben, der Consultant, die Zeit, die Kilometer und die Kosten. Standardmäßig nur das Freigegebene, auf Wunsch alles. Die Datei ist dafür gemacht, ohne Bearbeitung in die Zeitverarbeitung oder Buchhaltung eingelesen zu werden, die Sie bereits nutzen; welches Paket das ist, spielt keine Rolle.
Was mit einer Aufnahme geschieht
Ein Gespräch aufzunehmen tun Sie mit Wissen Ihres Gesprächspartners. Das ist Ihre Abmachung am Tisch, keine Einstellung in der Software — und das ist der Grund, warum wir hier ausdrücklich darauf eingehen.
Was die Plattform wirklich regelt: Alles läuft auf eigener Infrastruktur in europäischen Rechenzentren, ohne verpflichtende Weiterleitung in die Vereinigten Staaten. Die Zusammenfassung bleibt bei der Aktivität stehen; das Rohtranskript nur, wenn Ihre Umgebung sich dafür entscheidet, mit einer selbst eingestellten Aufbewahrungsfrist in Tagen. Der Ton bleibt standardmäßig sieben Tage stehen, damit Sie die Ausarbeitung mit dem tatsächlich Gesagten abgleichen können, und verschwindet danach automatisch. Die Consultant-Funktionen sind standardmäßig aus und werden pro Umgebung aktiviert; diese Änderung wird protokolliert.
Für wen
Beratungs- und Ingenieurbüros, die auf Stundenbasis arbeiten und pro Auftrag abrechnen. Beratungs- und Begleitungsorganisationen, die mit einer Förderung oder Regelung arbeiten und pro Vorhaben zeigen müssen, was geschehen ist — Energieberater, Wohnbegleitung, Gründungsberatung. Arbeitsschutz-, HR- und Fehlzeitenberater, die bei Arbeitgebern am Tisch sitzen und ihre Besuche ordentlich erfassen wollen. Und jede Organisation mit Beratern im Außendienst, die derzeit zwei Verwaltungen führt: eine mit Berichten und eine mit Stunden.
Die Apps rundherum
CRM ist die Basis: die Kundenakte, die Zeitleiste, die Vorhaben, die Einträge und der Export liegen dort. Mit LSQApp erfassen Sie unterwegs, in Agenda stehen die Besuche, und mit Bonnen fotografieren Sie einen Parkschein oder ein Mittagessen, sodass Betrag und MwSt. automatisch ausgelesen werden. Time Tracker nutzen Sie für Stunden, die nicht an einen Kundenbesuch gebunden sind — Vorbereitung, Bürotage, interne Projekte.
Daneben: CRM Documenten erstellt aus einem Bericht oder einer Auswertung per Vorlage ein PDF, Klantenportaal teilt es sicher mit dem Kunden oder lässt es unterschreiben, Subsidies führt Antrag und Nachweis für alle, die mit einer Regelung arbeiten, und AI Mail hält die Korrespondenz mit Auftraggebern fest. Sie aktivieren nur, was Sie nutzen. Die Oberflächen gibt es auf Niederländisch, Englisch, Französisch und Deutsch.
Möchten Sie sehen, wie das zu Ihrer Arbeitsweise passt? Nehmen Sie Kontakt auf für eine Demo, oder erstellen Sie ein Konto.
