Von der Anfrage zum versandfertigen Angebot

KI-Agenten analysieren die Anfrage, schlagen Artikel vor und schreiben den Angebotstext. Sie prüfen im Review-Schritt und versenden das PDF.

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So funktioniert Quotetool

Quotetool automatisiert den Weg von der Angebotsanfrage zum versandfertigen Dokument. Sie legen pro Auftragsart fest, wie dieser Weg aussieht.

  1. Die Anfrage geht ein. Über eine verknüpfte E-Mail-Adresse wird jede Anfrage automatisch zu einer Angebotssitzung — inklusive Anhänge —, oder Sie starten selbst ein Angebot in einem Ihrer Abläufe. Im Intake-Schritt sammeln Sie die Auftragsdaten; Fotos und Dokumente lesen Sie per OCR aus.
  2. KI-Agenten analysieren und schreiben. Analyse-Agenten schätzen Arbeitsstunden, erkennen Risiken und schlagen Artikel aus Ihrem Katalog vor. Danach schreiben Schreib-Agenten Einleitung, Leistungsbeschreibung, Bedingungen und Abschluss — jeweils mit eigenem Prompt, in fester Reihenfolge.
  3. Sie prüfen und versenden. Im Review-Schritt passen Sie jeden Teil an und erstellen das Angebots-PDF auf Ihrer eigenen Dokumentvorlage, auf Wunsch mit Kalkulationsbericht und festen Anhängen. Ihre Korrekturen werden zu Feedback, aus dem die Agenten lernen.

Für wen

Arbeitet mit anderen Anwendungen zusammen

Quotetool sucht Kunden in CRM und startet ein Angebot direkt von einer Kundenakte aus. Artikel importieren Sie aus ERP Producten oder per CSV, und ein abgeschlossenes Leistungsangebot leiten Sie an das Kundenportal weiter.

Was die Anwendung kann

Häufige Fragen

Was ist ein Angebotsablauf?
Ein Ablauf ist die Blaupause für einen Angebotstyp: welche Intake-Daten benötigt werden, welche KI-Agenten analysieren und schreiben, welche Validierungsregeln gelten und welche Dokumentvorlage verwendet wird. Sie müssen keine Prompts selbst schreiben — der Setup-Assistent erstellt eine Agenten-Konfiguration auf Basis einer Beschreibung Ihrer Tätigkeiten.
Schreibt die KI das gesamte Angebot selbst?
Nein. Die Agenten liefern Vorschläge: eine Auftragsanalyse, eine Schätzung der Arbeitsstunden, Artikelvorschläge und die Angebotstexte. Im Review-Schritt prüfen und bearbeiten Sie jeden Teil, bevor Sie das Angebot abschließen. Ihre Anpassungen werden als Feedback gespeichert, mit dem Sie die Agenten steuern.
Können Angebotsanfragen per E-Mail eingehen?
Ja. Sie verknüpfen eine E-Mail-Adresse mit Quotetool; jede Anfrage erscheint im E-Mail-Posteingang mit Text und Anhängen. Pro Ablauf legen Sie fest, ob Anfragen automatisch zu einer Angebotssitzung werden oder ob Sie sie zunächst manuell zuweisen.
Wie kommt meine Artikeldatei in Quotetool?
Quotetool hat einen eigenen Artikelkatalog, den Sie per CSV-Import, über einen Beispielkatalog oder direkt aus der App ERP Producten befüllen. Synonyme und Fuzzy-Matching sorgen dafür, dass abweichende Bezeichnungen in Anfragen trotzdem den richtigen Artikel finden — neue Synonyme lernt das System aus Ihren eigenen Entscheidungen.
Welche Dokumente liefert Quotetool?
Ein Angebots-PDF auf Basis Ihrer eigenen Dokumentvorlage, auf Wunsch mit einem Kalkulationsbericht als Anhang. Außerdem verwalten Sie feste Anhänge (wie Bedingungen oder eine Preisübersicht) und wiederverwendbare Konditionstexte, die automatisch mitgesendet werden.

Arbeitet gut zusammen mit

CRM

Kunden, Kontakte und Aktivitäten an einem Ort — mit Nachverfolgung und Signalen, die zeigen, wer Aufmerksamkeit braucht.

ERP Producten

Verwalten Sie Ihre Artikel mit Kategorien, MwSt.-Sätzen, Zuschlägen und konfigurierbarer Preisberechnung.