Répondez à vos e-mails deux fois plus vite

Questions fréquentes

AI Mail apprend-il vraiment de mes e-mails précédents ?

Oui. Une base de connaissances se construit par organisation à partir de vos propres exemples et consignes, afin que les réponses correspondent de mieux en mieux à votre ton et à vos accords. Le système repose sur le RAG — aucun entraînement sur un modèle partagé.

AI Mail apprend-il de mes corrections ?

Oui. Le résumé, l'alerte et les tâches affichent chacun un bouton « Ce n'est pas correct ». Après validation dans la connaissance client, votre correction entre dans la base de connaissances comme exemple et revient dans l'analyse suivante — pas une boîte à suggestions que personne ne lit, mais une boucle d'apprentissage qui se referme vraiment.

Qui peut voir mes e-mails ?

La base de connaissances est strictement séparée par locataire. Vos e-mails et vos exemples restent dans votre propre environnement.

Que deviennent toutes ces newsletters ?

Elles vont dans un onglet à part, hors de votre boîte de réception principale, pour ne pas gêner votre journée. Une fois par jour, AI Mail les passe en revue à la recherche de messages vraiment utiles — un changement de prix chez un fournisseur, un abonnement qui expire, une règle qui change — et les regroupe sur une seule page, avec la raison pour laquelle cela vous concerne. S'il ne trouve rien, il le signale aussi, avec le nombre de messages vérifiés.

Faire lire tous ces e-mails promotionnels par l'IA, ça ne coûte pas une fortune ?

Non, car toute la pile part dans un seul appel à l'IA, pas un par newsletter. C'est précisément ce qui rend l'opération rentable : analyser chaque message séparément coûterait plus que ce que cela rapporte pour du courrier que vous ne lisiez pas de toute façon. Un passage traite au maximum quarante messages, une fois par jour ; s'il n'y a rien de nouveau, il n'y a pas d'appel non plus.

Puis-je me désabonner d'une newsletter en un clic ?

Pour une newsletter qui inclut le bon en-tête (RFC 8058), oui : un clic dans AI Mail suffit, sans passer par la page de désinscription de l'expéditeur. Si un expéditeur n'inclut pas cet en-tête, le bouton n'apparaît pas — nous ne prenons pas le risque d'un lien venant d'un e-mail reçu, vous vous désabonnez alors de la manière habituelle.

Comment AI Mail sait-il ce qui m'intéresse ?

De deux façons. Ce que fait votre organisation, via la base de connaissances que vous constituez de toute façon. Et un champ où vous notez vous-même ce que vous surveillez — par exemple les changements de prix des fournisseurs, les appels d'offres dans votre région, ou une loi à venir. Si quelque chose ne vous intéresse pas, vous l'écartez ; AI Mail laissera ce sujet de côté la prochaine fois.

Cela fonctionne-t-il avec notre propre serveur Exchange ?

Oui. En plus de Microsoft 365 et Google Workspace, AI Mail se connecte à un serveur Exchange auto-hébergé via EWS, avec les identifiants de la boîte — aucune migration vers le cloud n'est nécessaire. Vous pouvez ensuite réutiliser la même connexion comme boîte d'envoi, pour que devis et factures partent aussi via votre propre serveur.

Une boîte info@ partagée peut-elle être utilisée par toute l'équipe ?

Oui. Vous configurez une boîte au niveau de l'organisation, et chacun dans votre entreprise voit alors ces e-mails dans sa propre boîte de réception et peut y travailler. Les réglages et la suppression de la connexion restent du ressort de la personne qui a connecté la boîte, afin que personne ne défasse accidentellement la connexion de toute l'organisation.

Puis-je connecter une boîte partagée sans mot de passe propre ?

Oui. Sur Microsoft 365 et Exchange, vous la connectez via l'accès d'un collègue disposant d'un accès complet ; pour répondre au nom de la boîte, le droit « Envoyer en tant que » est également nécessaire, et s'il manque, l'écran indique quel droit fait défaut. Sur Google Workspace, cela passe par une délégation à l'échelle du domaine : l'administrateur de votre domaine donne son accord une fois pour toutes, et jusque-là, l'option reste grisée avec une explication de ce qu'il doit faire. Si le collègue dont l'accès porte la connexion quitte l'entreprise, vous le verrez signalé sur la boîte.

Dois-je ouvrir toute ma boîte de réception pour essayer AI Mail ?

Non. Vous pouvez désactiver la boîte de réception et désigner seulement un ou quelques dossiers que AI Mail peut lire. La boîte affiche ensuite ce qui est lu, par exemple Seulement 2 dossiers. La corbeille, les spams, les brouillons et les messages envoyés ne peuvent jamais être sélectionnés.

Je vide ma boîte de réception en quelques minutes. AI Mail rate-t-il alors des messages ?

Plus maintenant. Tous les quarts d'heure, AI Mail regarde deux heures en arrière sur toute la boîte et récupère ce qui avait déjà quitté la boîte de réception — sur Microsoft 365, Exchange et Gmail. Les messages envoyés, les brouillons, la corbeille et les spams restent hors champ, et il ne remonte jamais plus loin que le moment où vous avez connecté la boîte. Avec une boîte IMAP, ce n'est pas possible ; désignez-y plutôt les dossiers vers lesquels vous déplacez votre courrier.

Une alerte dans mes e-mails équivaut-elle à une tâche ?

Non, AI Mail les distingue. Les tâches sont des choses que vous devez faire vous-même — renvoyer un devis, planifier un rendez-vous — et vous les cochez ou en faites une tâche. Une alerte (par exemple pour un e-mail de paiement suspect : « ne cliquez pas sur ce lien, vérifiez d'abord par téléphone ») s'affiche à part, sans case à cocher : c'est une information, pas du travail.

AI Mail va-t-il agir de lui-même dans ma boîte ?

Pas sans que vous l'activiez. Chaque règle commence en observation : si quelque chose correspond, AI Mail prépare une proposition et vous recevez une notification, mais rien ne change dans vos e-mails. Si ce que vous voyez vous convient, vous basculez cette règle précise en automatique. Vous décidez cela règle par règle, et une règle qui va trop loin à votre goût peut repasser en observation en un clic.

AI Mail peut-il effectuer des actions dans d'autres applications ?

Via la plateforme, l'assistant peut utiliser des données issues d'applications connectées (le contexte client, par exemple), mais l'envoi et les modifications se font toujours après votre validation.

Si je planifie un rendez-vous ici, finit-il dans mon agenda Outlook ?

Oui. Un rendez-vous que vous planifiez dans la plateforme apparaît dans l'agenda de votre boîte connectée — avec lieu, description et participants. Cela fonctionne aussi dans l'autre sens : ce que vous mettez dans Outlook apparaît ici. Fonctionne avec Microsoft 365, Gmail et un serveur Exchange personnel. Il faut que la connexion dispose des droits d'écriture ; si elle est en lecture seule, l'écran le signale à l'avance plutôt que de laisser l'action échouer silencieusement.

AI Mail peut-il planifier lui-même un rendez-vous à partir d'un e-mail ?

Oui, mais jamais sans le demander. Si un client demande un rendez-vous, AI Mail peut le proposer — date, heure et objet déjà remplis. Vous voyez d'abord la proposition et la confirmez. Ce n'est qu'une fois satisfait que vous pouvez basculer cette règle précise en automatique.

Un échange d'e-mails finit-il aussi dans la fiche client ?

Oui, si vous l'activez. Par boîte, vous décidez si les contacts sont réécrits vers votre CRM. Le message est rattaché via l'adresse e-mail elle-même, via un alias défini au préalable, ou via le domaine quand exactement un contact y est lié. Si aucun des trois ne s'applique — avec une adresse info@ ou no-reply par exemple — le message reste sans rattachement. Une conversation qui atterrit chez le mauvais client est en effet plus difficile à corriger qu'une conversation qui n'est encore rattachée à rien. Le même message n'est jamais réécrit deux fois, même s'il repasse.

Un montant mentionné seulement dans le texte de l'e-mail finit-il aussi dans ma planification ?

Oui. Si le montant figure dans une pièce jointe — la facture classique —, le formulaire de planification est déjà rempli. S'il figure seulement dans le texte, comme pour une confirmation d'abonnement, AI Mail le retrouve malgré tout en un clic, citation à l'appui pour savoir d'où vient le montant, afin que vous puissiez le vérifier avant de l'approuver.

Puis-je inclure une salle de réunion ou un véhicule dans la planification ?

Oui. Les salles et ressources qui existent comme agenda partagé dans votre environnement peuvent être ajoutées comme participants ; elles confirment elles-mêmes leur disponibilité. Uniquement les salles enregistrées — ainsi, une invitation ne peut jamais partir accidentellement vers une adresse quelconque.