E-Mails in der halben Zeit beantworten

Häufige Fragen

Lernt AI Mail wirklich aus meinen früheren E-Mails?

Ja. Pro Organisation entsteht eine Wissensebene aus Ihren eigenen Beispielen und Richtlinien, damit Antworten immer besser zu Ihrem Ton und Ihren Absprachen passen. Das Ganze basiert auf RAG — kein Training auf einem geteilten Modell.

Lernt AI Mail aus meinen Korrekturen?

Ja. Bei der Zusammenfassung, dem Hinweis und den Aufgaben steht ein Button "Das stimmt nicht". Ihre Korrektur geht nach Freigabe in der Kundenwissensbasis als Beispiel in die Wissensebene ein und kommt in der nächsten Analyse zurück — keine Meldestelle, die niemand liest, sondern ein Lernkreis, der sich wirklich schließt.

Wer kann meine E-Mail sehen?

Die Wissensebene ist strikt pro Mandant getrennt. Ihre Mail und Ihre Beispiele bleiben innerhalb Ihrer eigenen Umgebung.

Was passiert mit all diesen Newslettern?

Die gehen in einen eigenen Reiter, außerhalb Ihres Hauptposteingangs, damit sie Ihren Arbeitstag nicht stören. Einmal täglich sieht AI Mail sie auf wirklich relevante Nachrichten durch — eine Preisänderung eines Lieferanten, ein auslaufendes Abonnement, eine sich ändernde Regel — und stellt diese auf einer Seite zusammen, mit der Begründung, warum es Sie betrifft. Findet AI Mail nichts, sagt es das ebenfalls, samt der Anzahl geprüfter Nachrichten.

Kostet es nicht enorm viel KI, all diese Werbe-Mails lesen zu lassen?

Nein, denn der ganze Stapel geht in einem einzigen KI-Aufruf gleichzeitig durch — nicht einzeln pro Newsletter. Genau deshalb rechnet sich das: Einzelanalyse würde mehr kosten, als sie bei Post bringt, die Sie ohnehin nicht lasen. Pro Runde gehen höchstens vierzig Nachrichten mit, einmal täglich; ist nichts eingegangen, entfällt auch der Aufruf.

Kann ich mich mit einem Klick von einem Newsletter abmelden?

Bei einem Newsletter mit der richtigen Kopfzeile (RFC 8058), ja: ein Klick in AI Mail und Sie sind draußen, ohne die Abmeldeseite des Absenders aufsuchen zu müssen. Fehlt diese Kopfzeile, fehlt auch der Button — wir riskieren keinen Link aus einer eingehenden Mail, dann melden Sie sich auf die übliche Weise ab.

Wie weiß AI Mail, was mich interessiert?

Aus zwei Quellen. Was Ihre Organisation tut, aus der Wissensebene, die Sie ohnehin aufbauen. Und ein Feld, in dem Sie selbst festhalten, worauf Sie achten — zum Beispiel Preisänderungen von Lieferanten, Ausschreibungen in Ihrer Region oder ein kommendes Gesetz. Kommt etwas vorbei, das Sie nicht interessiert, weisen Sie es weg; dieses Thema lässt AI Mail beim nächsten Mal liegen.

Funktioniert das mit unserem eigenen Exchange-Server?

Ja. Neben Microsoft 365 und Google Workspace verbindet sich AI Mail per EWS mit einem selbst gehosteten Exchange-Server, mit den Zugangsdaten des Postfachs — keine Migration in die Cloud nötig. Dieselbe Verbindung können Sie danach als Sendepostfach übernehmen, damit auch Angebote und Rechnungen über Ihren eigenen Server hinausgehen.

Kann ein gemeinsames info@-Postfach vom ganzen Team genutzt werden?

Ja. Sie stellen ein Postfach auf Organisationsebene, und dann sieht jeder in Ihrem Unternehmen diese Mail im eigenen Posteingang und kann damit arbeiten. Einstellungen und das Entfernen der Verbindung bleiben bei der Person, die das Postfach verbunden hat, damit niemand versehentlich die Verbindung der ganzen Organisation aufhebt.

Kann ich ein gemeinsames Postfach ohne eigenes Passwort verbinden?

Ja. Bei Microsoft 365 und Exchange verbinden Sie es über den Zugang einer Kollegin oder eines Kollegen mit vollem Zugriff; um im Namen des Postfachs zu antworten, ist zusätzlich das Recht "Senden als" nötig — fehlt das, zeigt der Bildschirm an, welches Recht fehlt. Bei Google Workspace läuft es über domänenweite Delegation: Die Administratorin oder der Administrator Ihrer Domain erteilt einmalig die Freigabe, bis dahin bleibt die Option ausgegraut mit der Erklärung, was zu tun ist. Verlässt die Kollegin oder der Kollege, deren Zugang die Verbindung trägt, das Unternehmen, sehen Sie das beim Postfach vermerkt.

Muss ich meinen ganzen Posteingang öffnen, um AI Mail auszuprobieren?

Nein. Sie können den Posteingang ausschalten und nur einen oder wenige Ordner angeben, die AI Mail lesen darf. Beim Postfach steht danach, was gelesen wird, etwa Nur 2 Ordner. Papierkorb, Spam, Entwürfe und gesendete Post lassen sich nie auswählen.

Ich räume meinen Posteingang innerhalb wenigen Minuten auf. Verpasst AI Mail dann Nachrichten?

Nicht mehr. Alle fünfzehn Minuten blickt AI Mail zwei Stunden zurück über das ganze Postfach und holt nach, was den Posteingang bereits verlassen hatte — bei Microsoft 365, Exchange und Gmail. Gesendete Post, Entwürfe, Papierkorb und Spam bleiben außen vor, und es wird nie weiter zurückgegriffen als bis zu dem Moment, in dem Sie das Postfach verbunden haben. Bei einem IMAP-Postfach geht das nicht; geben Sie dort die Ordner an, in die Sie Ihre Post verschieben.

Ist eine Warnung in meiner Mail dasselbe wie eine Aufgabe?

Nein, die hält AI Mail getrennt. Aufgaben sind Dinge, die Sie selbst tun müssen — ein Angebot zurücksenden, einen Termin vereinbaren — und die Sie abhaken oder zu einer Aufgabe machen. Eine Warnung (zum Beispiel bei einer verdächtigen Zahlungsmail: "diesen Link nicht anklicken, erst telefonisch prüfen") steht separat, ohne Kästchen: Es ist eine Mitteilung, keine Arbeit.

Beginnt AI Mail von selbst, Dinge in meinem Postfach zu tun?

Nicht, ohne dass Sie es einschalten. Jede Regel startet beobachtend: Trifft etwas zu, legt AI Mail einen Vorschlag bereit und Sie erhalten eine Benachrichtigung, aber an Ihrer Mail ändert sich nichts. Gefällt Ihnen, was Sie sehen, stellen Sie diese eine Regel auf automatisch. Das entscheiden Sie pro Regel, und eine Regel, die Ihnen zu weit geht, stellen Sie mit einem Klick wieder auf beobachtend zurück.

Kann AI Mail Aktionen in anderen Apps ausführen?

Über die Plattform kann der Assistent Daten aus verbundenen Apps nutzen (zum Beispiel Kundenkontext), aber Senden und Ändern geschieht immer erst nach Ihrer Bestätigung.

Wenn ich hier einen Termin plane, landet er dann in meinem Outlook-Kalender?

Ja. Ein Termin, den Sie in der Plattform planen, erscheint im Kalender Ihres verbundenen Postfachs — mit Ort, Beschreibung und Teilnehmern. Umgekehrt funktioniert es auch: Was Sie in Outlook eintragen, sehen Sie hier wieder. Funktioniert mit Microsoft 365, Gmail und einem eigenen Exchange-Server. Voraussetzung ist, dass die Verbindung Schreibrechte hat; ist sie auf Nur-Lesen gesetzt, zeigt der Bildschirm das vorab an, statt es stillschweigend fehlschlagen zu lassen.

Kann AI Mail selbst einen Termin aus einer E-Mail planen?

Ja, aber nicht ungefragt. Bittet ein Kunde um einen Termin, kann AI Mail ihn vorschlagen — Datum, Zeit und Betreff ausgefüllt. Sie sehen den Vorschlag zuerst und bestätigen ihn. Erst wenn es passt, können Sie diese eine Regel auf automatisch stellen.

Landet ein Mailwechsel auch in der Kundenakte?

Ja, wenn Sie das einschalten. Pro Postfach legen Sie fest, ob Kontaktmomente in Ihr CRM zurückgeschrieben werden. Die Nachricht wird über die E-Mail-Adresse selbst, über einen zuvor festgelegten Alias oder über die Domain verknüpft, wenn daran genau ein Kontakt hängt. Gelingt keines der drei — etwa bei einer info@- oder no-reply-Adresse — bleibt die Nachricht unverknüpft. Ein Gespräch, das beim falschen Kunden landet, ist nämlich schwerer zu korrigieren als ein Gespräch, das noch nirgends hängt. Dieselbe Nachricht wird nie zweimal weggeschrieben, auch nicht, wenn sie erneut vorbeikommt.

Landet ein Betrag, der nur im Mailtext steht, auch in meiner Planung?

Ja. Steht der Betrag in einem Anhang — die klassische Rechnung —, ist das Formular für die Planung bereits ausgefüllt. Steht er nur im Text, wie bei einer Abonnementbestätigung, sucht AI Mail ihn mit einem Klick trotzdem heraus, mit dem Zitat dazu, woher der Betrag stammt, damit Sie ihn vor der Freigabe prüfen können.

Kann ich einen Besprechungsraum oder ein Fahrzeug mitplanen?

Ja. Räume und Ressourcen, die als gemeinsamer Kalender in Ihrer Umgebung bestehen, können Sie als Teilnehmer hinzufügen; sie bestätigen selbst, ob sie frei sind. Nur registrierte Räume — so kann eine Einladung nie versehentlich an eine beliebige Adresse gehen.