Risponda alle e-mail nella metà del tempo

Domande frequenti

AI Mail impara davvero dalle mie e-mail precedenti?

Sì. Per ogni organizzazione si costruisce una base di conoscenza a partire dai suoi esempi e dalle sue linee guida, così le risposte si adattano sempre meglio al suo tono e ai suoi accordi. Si basa su RAG — nessun addestramento su un modello condiviso.

AI Mail impara dalle mie correzioni?

Sì. Sul riepilogo, sull’avviso e sui compiti c’è un pulsante «Non è corretto». La sua correzione, dopo l’approvazione in Conoscenza cliente, entra nella base di conoscenza come esempio e torna nell’analisi successiva — non una casella di segnalazione che nessuno legge, ma un ciclo di apprendimento che davvero si chiude.

Chi può vedere le mie e-mail?

La base di conoscenza è strettamente separata per tenant. Le sue e-mail e i suoi esempi restano all’interno del suo stesso ambiente.

Cosa succede a tutte quelle newsletter?

Vanno in una scheda separata, fuori dalla casella principale, così non intralciano la sua giornata di lavoro. Una volta al giorno AI Mail le controlla in cerca di messaggi che contano davvero — un cambiamento di prezzo di un fornitore, un abbonamento che scade, una norma che cambia — e li raccoglie in un’unica pagina, con il motivo per cui la riguardano. Se non trova nulla, lo segnala comunque, con il numero di messaggi controllati.

Non costa una fortuna far leggere all’IA tutta quella posta promozionale?

No, perché l’intero mucchio viene elaborato in un’unica chiamata all’IA — non una per newsletter. È esattamente questo che lo rende sostenibile: analizzarle separatamente costerebbe più di quanto rende, per posta che comunque non leggeva. Ogni giro comprende al massimo quaranta messaggi, una volta al giorno; se non è arrivato nulla, non c’è nemmeno la chiamata.

Posso disiscrivermi da una newsletter con un clic?

Per una newsletter che include l’intestazione corretta (RFC 8058), sì: un clic in AI Mail e si è disiscritti, senza dover passare dalla pagina di disiscrizione del mittente. Se un mittente non include quell’intestazione, il pulsante manca — non rischiamo con un link proveniente da un’e-mail arrivata, quindi in quel caso si disiscrive nel modo abituale.

Come sa AI Mail cosa interessa a me?

Da due cose. Da cosa fa la sua organizzazione, tramite la base di conoscenza che comunque sta già costruendo. E da un campo in cui scrive lei stesso cosa vuole monitorare — per esempio i cambiamenti di prezzo dei fornitori, le gare d’appalto nella sua zona, o una legge in arrivo. Se compare qualcosa che non le interessa, lo scarta con un clic; quell’argomento verrà ignorato la volta successiva.

Funziona con il nostro server Exchange?

Sì. Oltre a Microsoft 365 e Google Workspace, AI Mail si collega a un server Exchange autogestito tramite EWS, con le credenziali della casella — senza bisogno di migrare al cloud. Lo stesso collegamento può poi riutilizzarlo come casella di invio, così anche preventivi e fatture partono tramite il proprio server.

Una casella info@ condivisa può essere usata da tutto il team?

Sì. Configura una casella a livello di organizzazione, e allora chiunque nella sua azienda vede quella posta nella propria casella e può lavorarci. Le impostazioni e la rimozione restano in mano a chi ha collegato la casella, così nessuno disattiva per errore il collegamento di tutta l’organizzazione.

Posso collegare una casella condivisa che non ha una password propria?

Sì. Su Microsoft 365 e Exchange la collega tramite l’accesso di un collega che ha accesso completo alla casella; per rispondere per conto della casella serve anche il diritto Invia come, e se manca, lo schermo indica quale diritto manca. Su Google Workspace avviene tramite delega a livello di dominio: l’amministratore del suo dominio concede l’autorizzazione una sola volta, e fino a quel momento l’opzione resta disattivata con la spiegazione di cosa deve fare l’amministratore. Se il collega il cui accesso sostiene il collegamento lascia l’azienda, lo vede segnalato sulla casella.

Devo aprire tutta la mia casella per provare AI Mail?

No. Può disattivare la posta in arrivo e indicare solo una o alcune cartelle che AI Mail può leggere. Sulla casella compare poi cosa viene letto, per esempio Solo 2 cartelle. Cestino, spam, bozze e posta inviata non si possono mai selezionare.

Archivio la mia casella in pochi minuti. AI Mail perde allora dei messaggi?

Non più. Ogni quarto d’ora AI Mail guarda due ore indietro su tutta la casella e recupera ciò che aveva già lasciato la posta in arrivo — su Microsoft 365, Exchange e Gmail. Posta inviata, bozze, cestino e spam restano esclusi, e non si risale mai più indietro del momento in cui ha collegato la casella. Con una casella IMAP non è possibile; in quel caso indichi le cartelle in cui sposta la posta.

Un avviso nella mia posta è lo stesso di un compito?

No, AI Mail li tiene separati. I compiti sono cose che deve fare lei stesso — rispedire un preventivo, pianificare un appuntamento — e quelli li spunta o ne fa un’attività. Un avviso (per esempio per un’e-mail di pagamento sospetta: «non clicchi su questo link, verifichi prima per telefono») compare a parte, senza casella da spuntare: è una segnalazione, non un lavoro.

AI Mail fa da sola delle cose nella mia casella?

Non senza che lei la attivi. Ogni regola inizia in modalità di osservazione: se qualcosa corrisponde, AI Mail prepara una proposta e riceve una notifica, ma nella sua posta non cambia nulla. Se quello che vede le va bene, attiva quella regola in automatico. Può decidere regola per regola, e una regola che ritiene vada troppo oltre la rimette in osservazione con un clic.

AI Mail può eseguire azioni in altre app?

Tramite la piattaforma, l’assistente può utilizzare dati provenienti da app collegate (per esempio il contesto cliente), ma l’invio e le modifiche avvengono sempre dopo la sua conferma.

Se qui pianifico un appuntamento, finisce nella mia agenda Outlook?

Sì. Un appuntamento che pianifica nella piattaforma compare nell’agenda della sua casella collegata — con luogo, descrizione e partecipanti. Funziona anche al contrario: quello che inserisce in Outlook lo ritrova qui. Funziona con Microsoft 365, Gmail e un server Exchange proprio. Condizione è che il collegamento abbia i diritti di scrittura; se è impostato in sola lettura, lo schermo lo segnala in anticipo invece di lasciarlo fallire silenziosamente.

AI Mail può pianificare da sola un appuntamento a partire da un’e-mail?

Sì, ma non senza che glielo chiedano. Se un cliente chiede un appuntamento, AI Mail può proporlo — con data, ora e oggetto già compilati. Vede prima la proposta e la conferma. Solo quando le va bene può attivare quella regola in automatico.

Uno scambio di e-mail finisce anche nella scheda cliente?

Sì, se lo attiva. Per casella decide se i contatti vengono riportati nel suo CRM. Il messaggio viene collegato tramite l’indirizzo e-mail stesso, tramite un alias registrato in precedenza, oppure tramite il dominio quando vi è collegato esattamente un contatto. Se nessuno dei tre funziona — con un indirizzo info@ o no-reply, per esempio — il messaggio resta senza collegamento. Una conversazione che finisce dal cliente sbagliato è infatti più difficile da correggere di una conversazione che non è ancora collegata a nulla. Lo stesso messaggio non viene mai scritto due volte, nemmeno se ripassa di nuovo.

Un importo presente solo nel testo dell’e-mail finisce anche nella mia pianificazione?

Sì. Se l’importo è in un allegato — la classica fattura — il modulo per la pianificazione è già compilato. Se compare solo nel testo, come per una conferma di abbonamento, AI Mail lo individua comunque con un clic, con la citazione da cui proviene l’importo, così può verificarlo prima di approvarlo.

Posso includere nella pianificazione una sala riunioni o un veicolo?

Sì. Le sale e le risorse presenti come agenda condivisa nel suo ambiente possono essere incluse come partecipanti; confermano da sole se sono libere. Solo sale registrate — così un invito non può mai finire per errore a un indirizzo qualsiasi.