Le travail du soir
Un consultant effectue son travail à la table du client. La saisie vient après : taper le compte rendu le soir, tant que l’entretien est encore frais, et reconstituer en fin de mois les heures, le temps de trajet et les kilomètres à partir de l’agenda. Quiconque doit rendre compte à un donneur d’ordre ou à un organisme subventionnaire y perd encore plusieurs jours supplémentaires, car ces chiffres se trouvent dans un autre fichier que les comptes rendus — et les deux coïncident rarement.
Ce travail ne disparaît pas de lui-même. Il peut en revanche être fait sur le moment, chez le client, plutôt que le soir derrière l’ordinateur.
Saisir en trois étapes
- Saisir sur le terrain. Dans l’application mobile, vous choisissez le contact et enregistrez l’entretien, ou vous tapez une courte note. Le son est envoyé au serveur par morceaux et l’envoi peut reprendre, si bien qu’un entretien d’une heure arrive même si vous traversez une zone sans réseau en route. Ce que vous saisissez apparaît comme une activité sur la chronologie du client — la même chronologie que sur le web, pas un recoin mobile à part.
- L’IA rédige, vous validez. L’enregistrement donne un résumé, et pour les missions de conseil, trois listes supplémentaires : les questions posées par votre interlocuteur, les conseils que vous avez donnés et ce qu’il reste à vérifier. Celles-ci pré-remplissent le formulaire d’activité. Vous relisez, corrigez et enregistrez ; rien ne part automatiquement vers le client ou le donneur d’ordre.
- Heures et frais dans la même opération. Lors de cette même visite, vous enregistrez le temps travaillé, le temps de trajet, les kilomètres et les frais, avec un type d’heure associé — prise de contact, conseil, rédaction, réunion. Une ligne passe de brouillon à soumise puis à validée ou rejetée, et celui qui valide ne le fait jamais pour ses propres lignes.
Une ligne soumise ou validée est figée et ne peut plus être modifiée ; sinon « validée » serait une affirmation sur quelque chose qui pourrait encore changer par la suite. Une ligne rejetée retourne en brouillon avec un motif, car c’est exactement le sens du rejet : revoir et soumettre à nouveau.
Missions et justification
Lorsque le travail chez un client s’étend sur plusieurs visites — un accompagnement, un dispositif, une subvention — vous rattachez ces visites à une mission : un dossier chez le client avec un nom, le dispositif dont il relève et le consultant responsable. Ce qui s’est passé dans ce dossier se retrouve ainsi regroupé, y compris les heures et les kilomètres qui y ont été consacrés.
Pour votre comptabilité, vous exportez une période en CSV : une ligne par visite, client, mission, consultant, temps, kilomètres et frais. Par défaut, seulement ce qui est validé, tout si vous le souhaitez. Le fichier est conçu pour être importé sans retouche dans le traitement des heures ou la comptabilité que vous utilisez déjà ; peu importe lequel.
Ce qu’il advient d’un enregistrement
Enregistrer un entretien se fait avec l’accord de votre interlocuteur. C’est un accord que vous passez à la table, pas un paramètre du logiciel — et c’est pourquoi nous en parlons explicitement ici.
Ce que la plateforme règle réellement : tout fonctionne sur une infrastructure propre, dans des centres de données européens, sans transfert obligatoire vers les États-Unis. Le résumé reste attaché à l’activité ; la transcription brute uniquement si votre environnement le prévoit, avec une durée de conservation en jours que vous définissez vous-même. Le son est conservé sept jours par défaut afin que vous puissiez vérifier la rédaction par rapport à ce qui a réellement été dit, puis il disparaît automatiquement. Les fonctions consultant sont désactivées par défaut et activées par environnement ; ce changement est enregistré.
Pour qui
Les cabinets de conseil et d’ingénierie qui facturent à l’heure et rendent compte par mission. Les organismes de conseil et d’accompagnement qui travaillent avec une subvention ou un dispositif et doivent montrer, par mission, ce qui a été fait — coachs énergie, accompagnement au logement, soutien à la création d’entreprise. Les conseillers en santé au travail, en RH et en absentéisme qui rencontrent les employeurs et veulent garder une trace soignée de leurs visites. Et toute organisation avec des consultants sur le terrain qui tient aujourd’hui deux comptabilités : une avec les comptes rendus et une avec les heures.
Les applications autour
CRM est la base : la fiche client, la chronologie, les missions, les saisies et l’export s’y trouvent. Avec LSQApp vous saisissez sur le terrain, Agenda contient les visites, et avec Bonnen vous photographiez un ticket de parking ou un repas pour que le montant et la TVA en soient extraits automatiquement. Time Tracker sert pour les heures qui ne sont pas liées à une visite client — préparation, journées au bureau, projets internes.
À côté : CRM Documenten transforme un compte rendu ou un rapport en PDF à partir d’un modèle, Klantenportaal le partage de façon sécurisée avec le client ou le fait signer, Subsidies suit la demande et la justification pour qui travaille avec un dispositif, et AI Mail conserve la correspondance avec les donneurs d’ordre. Vous n’activez que ce que vous utilisez. Les écrans sont disponibles en néerlandais, anglais, français et allemand.
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