Il lavoro della sera
Un consulente svolge il lavoro al tavolo del cliente. La registrazione avviene dopo: la sera si scrive il resoconto mentre il colloquio è ancora fresco, e a fine mese si ricostruiscono dall’agenda le ore, il tempo di viaggio e i chilometri. Chi deve rendere conto a un committente o a un ente erogatore di un contributo perde così ancora giorni extra, perché quei numeri si trovano in un file diverso dai resoconti — e i due raramente coincidono.
Questo lavoro non scompare da solo. Può però essere svolto sul momento, dal cliente, invece che la sera davanti al computer.
Registrare in tre passaggi
- Registrare sul posto. Nell’app mobile sceglie il contatto e registra il colloquio, oppure scrive una breve nota. L’audio viene inviato al server a blocchi e l’invio può riprendere, così un colloquio di un’ora arriva comunque anche se durante il viaggio si passa per una zona senza rete. Quanto registra appare come attività sulla cronologia del cliente — la stessa cronologia del web, non un angolo mobile separato.
- L’IA elabora, Lei approva. Dalla registrazione arriva un riassunto, e per gli incarichi di consulenza anche tre elenchi aggiuntivi: le questioni poste dal suo interlocutore, i consigli dati e ciò che resta da verificare. Questi elementi pre-compilano il modulo dell’attività. Lei rilegge, corregge e salva; nulla va automaticamente al cliente o al committente.
- Ore e spese nella stessa operazione. Durante la stessa visita registra il tempo lavorato, il tempo di viaggio, i chilometri e le spese, con un tipo di ora associato — contatto iniziale, consulenza, rendicontazione, riunione. Una riga passa da bozza a inviata e poi ad approvata o respinta, e chi approva non lo fa mai per le proprie righe.
Una riga inviata o approvata è bloccata e non può più essere modificata; altrimenti “approvata” sarebbe un’affermazione su qualcosa che potrebbe ancora cambiare in seguito. Una riga respinta torna in bozza con un motivo, perché è esattamente questo il senso del rifiuto: rivedere e inviare di nuovo.
Incarichi e rendicontazione
Quando il lavoro presso un cliente si estende su più visite — un percorso di accompagnamento, una misura, un contributo — queste visite si collegano a un incarico: una pratica presso il cliente con un nome, la misura a cui appartiene e il consulente responsabile. Ciò che accade in quella pratica resta così raggruppato, incluse le ore e i chilometri dedicati.
Per la contabilità esporta un periodo in CSV: una riga per visita, cliente, incarico, consulente, tempo, chilometri e spese. Per impostazione predefinita solo ciò che è approvato, se lo desidera tutto. Il file è pensato per essere importato senza modifiche nella gestione delle ore o nella contabilità già in uso; non importa quale sistema sia.
Cosa accade a una registrazione
Registrare un colloquio avviene con il consenso del suo interlocutore. È un accordo che si prende al tavolo, non un’impostazione del software — ed è per questo che ne parliamo qui esplicitamente.
Ciò che la piattaforma garantisce davvero: tutto funziona su infrastruttura propria, in data center europei, senza trasferimento obbligatorio verso gli Stati Uniti. Il riassunto resta collegato all’attività; la trascrizione integrale solo se il suo ambiente lo prevede, con un periodo di conservazione in giorni impostato da Lei stesso. L’audio resta per impostazione predefinita sette giorni, in modo da poter verificare l’elaborazione rispetto a quanto detto realmente, e poi scompare automaticamente. Le funzioni per consulenti sono disattivate per impostazione predefinita e vengono attivate per singolo ambiente; questa modifica viene registrata.
Per chi
Studi di consulenza e ingegneria che lavorano a ore e rendicontano per incarico. Organizzazioni di consulenza e accompagnamento che operano con un contributo o una misura e devono dimostrare, per incarico, cosa è stato fatto — coach energetici, supporto all’abitare, sostegno all’imprenditoria. Consulenti per la sicurezza sul lavoro, le risorse umane e l’assenteismo che si siedono al tavolo dei datori di lavoro e vogliono registrare in modo ordinato le proprie visite. E ogni organizzazione con consulenti sul campo che oggi tiene due contabilità separate: una con i resoconti e una con le ore.
Le applicazioni collegate
CRM è la base: la scheda cliente, la cronologia, gli incarichi, le registrazioni e l’esportazione si trovano lì. Con LSQApp registra sul posto, in Agenda trova le visite, e con Bonnen fotografa una ricevuta di parcheggio o un pranzo in modo che l’importo e l’IVA vengano letti automaticamente. Time Tracker si usa per le ore che non sono legate a una visita cliente — preparazione, giornate in ufficio, progetti interni.
Inoltre: CRM Documenten crea da un modello un resoconto o un rapporto in PDF, Klantenportaal lo condivide in modo sicuro con il cliente o lo fa firmare, Subsidies segue la domanda e la rendicontazione per chi lavora con una misura, e AI Mail tiene traccia della corrispondenza con i committenti. Si attiva solo ciò che si usa. Le schermate sono disponibili in olandese, inglese, francese e tedesco.
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